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Cuando una empresa empieza a llevar su contabilidad con Odoo 19 Community, una de las primeras tareas que debemos realizar es incorporar la situación contable con la que la empresa venía trabajando hasta ese momento.
En este artículo vamos a ver un supuesto práctico completo. La empresa llevaba anteriormente su contabilidad a través de una gestoría y, a partir del ejercicio 2026, comenzará a gestionar su contabilidad directamente con Odoo.
El objetivo será introducir correctamente los saldos iniciales para poder empezar a trabajar en Odoo partiendo de la situación contable existente.
El punto de partida: la información que necesitamos
En nuestro ejemplo, la empresa comienza a utilizar Odoo durante el ejercicio 2026. Por tanto, antes de empezar a contabilizar las operaciones del nuevo ejercicio necesitamos conocer cuál era su situación al cierre del ejercicio anterior, es decir, a 31 de diciembre de 2025.
Para ello solicitamos a la gestoría la siguiente información:
- El asiento de apertura correspondiente a la situación inicial.
- Un balance de situación a 31 de diciembre de 2025.
- Un fichero con los datos de clientes, proveedores y acreedores.
- La información completa de las cuentas bancarias.
El asiento proporcionado por la gestoría contiene las cuentas contables, sus descripciones y los importes correspondientes al debe y al haber. Naturalmente, el asiento debe estar cuadrado.
Además, disponemos de un balance de situación que nos permite comprobar que la información coincide y que el activo y el patrimonio neto y pasivo cuadran correctamente.
Esta documentación será nuestra referencia para introducir los saldos iniciales en Odoo.
Preparar Odoo antes de introducir los saldos
Antes de crear ningún asiento es importante comprobar que Odoo está correctamente preparado.
Revisar los datos de la compañía
Lo primero es verificar que tenemos creada la compañía con todos sus datos correctamente configurados.
En nuestro supuesto práctico trabajamos con una empresa que ya está creada en Odoo y cuyos datos generales están completos.
Comprobar clientes, proveedores y acreedores
También debemos revisar que los terceros que aparecen en nuestra contabilidad inicial están creados en Odoo.
En este ejemplo tenemos:
- Clientes.
- Proveedores.
- Un acreedor.
Aquí hay una cuestión importante relacionada con la contabilidad española.
Cuando creamos un contacto en Odoo, este puede utilizarse tanto como cliente como proveedor. Sin embargo, debemos asegurarnos de que la cuenta contable asignada es la correcta.
En España, habitualmente:
- Los proveedores utilizan cuentas del grupo 400.
- Los acreedores utilizan cuentas del grupo 410.
- Los clientes utilizarán sus correspondientes cuentas del grupo de clientes.
Por tanto, antes de introducir los saldos iniciales debemos comprobar que cada contacto está configurado con la cuenta contable que le corresponde.
Esto es especialmente importante porque queremos que, cuando introduzcamos los saldos, estos queden asociados correctamente a cada cliente, proveedor o acreedor.
Configurar correctamente las cuentas bancarias
También necesitamos tener correctamente configurados los diarios bancarios.
Para cada banco debemos comprobar tres elementos:
- El diario bancario.
- El IBAN o cuenta bancaria.
- La cuenta contable asociada al banco.
En nuestro supuesto existen dos cuentas bancarias, cada una con su correspondiente diario, cuenta contable e IBAN.
Una vez que tenemos configurados los contactos y los bancos, ya podemos empezar a introducir los saldos iniciales.
En Odoo no existe un asiento de apertura como tal
Aquí encontramos una de las particularidades importantes de Odoo.
En la contabilidad tradicional española estamos acostumbrados a hablar de:
- Asiento de apertura.
- Asiento de regularización.
- Asiento de cierre.
Sin embargo, Odoo no trabaja exactamente con este concepto.
Cuando una empresa empieza a utilizar Odoo, lo que realmente necesitamos introducir es un conjunto de saldos iniciales.
Además, una vez que la contabilidad ya está funcionando en Odoo, no será necesario repetir cada año todo este proceso como si estuviéramos creando manualmente un nuevo asiento de apertura.
Odoo trabaja arrastrando los saldos de un ejercicio al siguiente.
Por este motivo, en este supuesto los saldos iniciales se introducen con fecha 31 de diciembre de 2025, aunque vayamos a empezar a trabajar con Odoo en 2026.
De esta forma, Odoo podrá considerar estos importes como saldo inicial al consultar la información del nuevo ejercicio.
No es necesario hacer un único asiento
Otra característica interesante es que no necesitamos crear un único y enorme asiento de apertura con todas las cuentas.
Podemos dividir el trabajo en varios asientos.
En este ejemplo vamos a separar los saldos iniciales en varias partes:
- Proveedores y acreedores.
- Clientes.
- Bancos.
- Capital social y resultado del ejercicio.
Finalmente utilizaremos una cuenta de contrapartida para cuadrar las diferencias temporales entre los distintos movimientos.
1. Introducir los saldos iniciales de proveedores y acreedores
El primer asiento que realizamos corresponde a los proveedores y acreedores.
Creamos un asiento contable manual desde el diario de operaciones varias.
La fecha será:
31 de diciembre de 2025
Podemos asignarle una referencia como:
Saldos iniciales de proveedores y acreedores
A continuación introducimos las cuentas correspondientes a cada tercero.
En nuestro supuesto tenemos dos proveedores y un acreedor.
Cada línea del asiento debe quedar asociada al contacto correspondiente para que posteriormente podamos consultar correctamente el saldo pendiente de cada uno de ellos.
Una vez introducidos los importes, publicamos el asiento.
Con esto ya tenemos registrada una primera parte de nuestros saldos iniciales.
2. Introducir los saldos iniciales de clientes
El siguiente paso consiste en crear otro asiento para los clientes.
De nuevo utilizamos:
- El diario de operaciones varias.
- Fecha 31 de diciembre de 2025.
- Una referencia identificativa, por ejemplo, Saldos iniciales de clientes.
Introducimos los saldos pendientes de cada cliente y asociamos cada línea al contacto correspondiente.
De esta forma, Odoo conocerá no solamente el saldo global de clientes, sino también cuánto corresponde a cada uno de ellos.
Este detalle es importante si posteriormente queremos trabajar correctamente con cobros, facturas y conciliaciones.
3. Introducir los saldos iniciales de los bancos
Los bancos merecen un tratamiento algo diferente.
Aunque podríamos introducir simplemente un asiento contable, en Odoo resulta más conveniente trabajar con los extractos bancarios.
En una situación real podemos:
- Importar ficheros bancarios, por ejemplo en formato Norma 43.
- Conectar Odoo con un integrador bancario.
- Recibir automáticamente los movimientos de las cuentas.
Para el supuesto práctico creamos un extracto bancario inicial.
La fecha utilizada vuelve a ser el 31 de diciembre de 2025.
Introducimos el saldo final correspondiente a cada una de las cuentas bancarias según la información proporcionada por la gestoría.
Al crear este extracto pueden aparecer movimientos pendientes de conciliación. Para completar el proceso, estos movimientos se pueden conciliar contra la cuenta utilizada temporalmente para cuadrar los distintos saldos iniciales.
De esta manera conseguimos que el saldo inicial de cada banco quede correctamente reflejado en Odoo.
4. Introducir el capital social y el resultado del ejercicio
Después de introducir clientes, proveedores, acreedores y bancos todavía quedan algunas cuentas del balance inicial.
En nuestro ejemplo debemos registrar:
- El capital social.
- El resultado del ejercicio, es decir, pérdidas y ganancias.
Creamos otro asiento contable con fecha 31 de diciembre de 2025 e introducimos los importes correspondientes.
La contrapartida se realiza contra la cuenta utilizada para cuadrar temporalmente los diferentes asientos.
La cuenta de contrapartida para cuadrar los saldos
Como estamos dividiendo el antiguo asiento de apertura en varios movimientos diferentes, es posible que algunos de los asientos individuales queden descuadrados.
Para resolverlo utilizamos una cuenta temporal de contrapartida, en el supuesto la cuenta 555, que permite ir compensando las diferencias entre los distintos bloques de saldos iniciales.
La idea es sencilla:
- Introducimos los proveedores y acreedores.
- Introducimos los clientes.
- Registramos los saldos bancarios.
- Añadimos capital y resultado del ejercicio.
- Utilizamos la cuenta de contrapartida para cuadrar temporalmente los movimientos.
Al finalizar todo el proceso, la cuenta utilizada para cuadrar debe quedar compensada.
Por tanto, no debe quedar un saldo pendiente artificial que forme parte de la situación inicial definitiva.
Comprobar el resultado con el balance de situación
Una vez introducidos todos los saldos iniciales, debemos comprobar que la información registrada en Odoo coincide con la documentación original proporcionada por la gestoría.
El primer informe que podemos consultar es el balance de situación.
Seleccionamos el período correspondiente y comprobamos las principales partidas:
- Clientes.
- Bancos.
- Capital social.
- Resultado del ejercicio.
- Proveedores.
- Acreedores.
El total del activo debe coincidir con el total del patrimonio neto y pasivo.
Además, los importes deben coincidir con el balance que utilizamos como punto de partida.
Esta es una comprobación fundamental: no basta con que los asientos estén técnicamente publicados. Debemos asegurarnos de que la situación contable resultante es exactamente la misma que tenía la empresa antes de empezar a trabajar con Odoo.
Comprobar el balance de sumas y saldos
También podemos utilizar el balance de sumas y saldos para revisar todas las cuentas.
En este informe podremos comprobar:
- Capital.
- Resultado del ejercicio.
- Proveedores.
- Acreedores.
- Clientes.
- Bancos.
- La cuenta utilizada temporalmente para cuadrar.
La cuenta de contrapartida debe quedar finalmente sin saldo.
Si todavía aparece un saldo en esa cuenta, significa que debemos revisar alguno de los movimientos introducidos.
Consultar el libro mayor y los saldos iniciales
Otra comprobación interesante consiste en consultar el libro mayor.
En Odoo veremos que las cuentas muestran los movimientos introducidos como saldo inicial.
Esto es precisamente lo que buscamos.
Aunque en la contabilidad tradicional podríamos hablar de un asiento de apertura, en Odoo el enfoque es diferente: hemos introducido los saldos al cierre del ejercicio anterior y el sistema los utilizará como balance inicial del nuevo período.
¿Qué ocurre cuando consultamos el ejercicio 2026?
Una vez que hemos creado los saldos con fecha 31 de diciembre de 2025, podemos consultar el balance de sumas y saldos del ejercicio 2026.
En este informe veremos diferentes columnas, entre ellas:
- Balance inicial.
- Movimientos del período.
- Saldo del período.
- Saldo final.
El balance inicial recogerá los saldos que hemos introducido al cierre del ejercicio anterior.
Esto nos permite empezar a contabilizar las operaciones de 2026 partiendo de la situación real que tenía la empresa.
Ese es, en la práctica, el equivalente al asiento de apertura que estamos acostumbrados a utilizar en otros programas contables españoles.
Resumen del procedimiento
En este supuesto práctico hemos realizado los siguientes pasos:
- Solicitar a la gestoría el asiento y el balance de cierre.
- Obtener el detalle de clientes, proveedores, acreedores y bancos.
- Crear y revisar la compañía en Odoo.
- Comprobar que cada cliente, proveedor y acreedor tiene la cuenta contable correcta.
- Configurar correctamente los diarios bancarios.
- Crear un asiento de saldos iniciales para proveedores y acreedores.
- Crear un asiento independiente para los clientes.
- Introducir los saldos iniciales de los bancos mediante extractos bancarios.
- Registrar el capital social y el resultado del ejercicio.
- Utilizar una cuenta temporal para cuadrar los diferentes movimientos.
- Comprobar que esa cuenta queda finalmente compensada.
- Verificar el resultado mediante el balance de situación, el balance de sumas y saldos y el libro mayor.
Conclusión
Aunque en Odoo 19 Community no existe un asiento de apertura exactamente igual al que estamos acostumbrados a realizar en otros programas de contabilidad españoles, podemos conseguir el mismo resultado introduciendo correctamente los saldos iniciales.
La clave está en entender dos ideas.
La primera es que podemos dividir la información en varios asientos y movimientos diferentes. No es obligatorio crear un único asiento gigantesco con todas las cuentas.
La segunda es que conviene introducir estos saldos con fecha del último día del ejercicio anterior. De esta manera, cuando empecemos a trabajar en el nuevo ejercicio, Odoo los mostrará como balance inicial y podremos continuar con la contabilidad normalmente.
Una vez realizada esta carga inicial y comprobado que el balance coincide con la información proporcionada por la gestoría, ya podemos empezar a trabajar con Odoo y registrar todas las operaciones de la empresa a partir de ese momento.