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Hacer un presupuesto de ingresos y gastos es una de las mejores formas de conocer hacia dónde queremos llevar la empresa y, posteriormente, comprobar si la realidad se ajusta a nuestras previsiones.
En este artículo voy a explicar cómo crear un presupuesto de pérdidas y ganancias en Odoo 18 Community Edition utilizando el módulo MIS Builder Budget. La idea es sencilla: definir lo que esperamos ingresar y gastar durante un periodo determinado y después comparar esas previsiones con los datos reales registrados en la contabilidad.
El resultado es un informe que nos permite responder a preguntas como estas:
- ¿Estamos vendiendo lo que habíamos previsto?
- ¿Nuestros gastos son superiores o inferiores al presupuesto?
- ¿En qué partidas existen desviaciones importantes?
- ¿El resultado real de la empresa coincide con el resultado que habíamos planificado?
¿Qué es un presupuesto de ingresos y gastos?
Un presupuesto de ingresos y gastos consiste en establecer una previsión económica para un periodo determinado, normalmente un ejercicio completo.
En otras palabras, podemos crear una previsión de nuestra cuenta de pérdidas y ganancias y posteriormente compararla con la contabilidad real.
En asociaciones y administraciones públicas la elaboración de presupuestos es habitual e incluso puede ser obligatoria. Pero también puede ser una herramienta muy útil para cualquier pyme.
Al principio del año podemos definir cuál es la situación que esperamos alcanzar y, a medida que avanza el ejercicio, comparar esa previsión con los resultados reales.
De esta forma no nos limitamos a saber cuánto hemos vendido o cuánto hemos gastado. Podemos saber si vamos por encima o por debajo de nuestras expectativas.
Un ejemplo sencillo de presupuesto
Para explicar el funcionamiento voy a utilizar un ejemplo simplificado.
Supongamos que durante el año esperamos:
- Vender 200.000 € de mercaderías.
- Comprar 150.000 € de mercaderías.
- Tener unos determinados gastos relacionados con la actividad, como los gastos de transporte.
En un presupuesto real tendríamos que incluir todas las cuentas de ingresos y gastos que tengan movimiento. Es decir, todas las cuentas relevantes de los grupos 6 y 7.
En este ejemplo utilizamos solamente tres cuentas para simplificar el proceso y entender fácilmente cómo funciona el sistema.
Por tanto, nuestro presupuesto estará formado por una cuenta de ingresos y varias cuentas de gastos.
Crear el presupuesto en Odoo 18 Community Edition
En este caso utilizamos el módulo MIS Builder Budget en Odoo 18 Community Edition.
El mismo módulo también está disponible para Odoo 19, por lo que el procedimiento puede aplicarse igualmente a esa versión.
Desde Odoo accedemos al apartado correspondiente a los presupuestos MIS por cuentas, ya que en este caso vamos a introducir las previsiones directamente asociadas a las cuentas contables.
Lo primero que tenemos que hacer es crear un nuevo presupuesto.
En el ejemplo creamos un presupuesto para el ejercicio 2026 y seleccionamos como rango de fechas todo el ejercicio.
Una vez creado el presupuesto, tenemos que definir las diferentes partidas que lo componen.
Añadir las partidas presupuestarias
La primera partida será la correspondiente a las ventas.
Seleccionamos la cuenta contable correspondiente a las ventas, indicamos el periodo del presupuesto y establecemos el importe que esperamos obtener durante el ejercicio.
En nuestro ejemplo, la previsión anual de ventas es de:
200.000 €
A continuación añadimos la partida correspondiente a las compras.
Seleccionamos la cuenta contable de compras, utilizamos el mismo periodo y establecemos una previsión anual de:
150.000 €
Finalmente añadimos la partida correspondiente a los gastos de transporte.
Al tratarse de un gasto, la previsión se registra como corresponde a este tipo de movimiento contable.
Con estas partidas ya tenemos creado un presupuesto simplificado de ingresos y gastos.
Naturalmente, en una empresa real el presupuesto debería contener todas las cuentas relevantes que queramos analizar posteriormente.
Los datos reales: ventas, compras y gastos
El siguiente paso consiste en comparar nuestro presupuesto con la realidad.
En el ejemplo ya existen facturas de clientes y facturas de proveedores contabilizadas durante los primeros meses del año.
Por tanto, Odoo ya dispone de datos reales sobre:
- Las ventas realizadas.
- Las compras efectuadas.
- Los gastos registrados.
Antes de comparar estos datos con el presupuesto podemos generar una cuenta de pérdidas y ganancias utilizando únicamente los movimientos reales.
Por ejemplo, al analizar los datos hasta abril obtenemos unos importes reales correspondientes a las ventas, las compras y los gastos registrados durante ese periodo.
Pero conocer solamente el resultado real no es suficiente.
También queremos saber si esos resultados son mejores o peores de lo que habíamos previsto.
Crear un informe de pérdidas y ganancias con comparación
Aquí es donde resulta especialmente interesante combinar MIS Builder con MIS Builder Budget.
Podemos crear un informe de pérdidas y ganancias y configurar varias columnas para comparar la realidad con el presupuesto.
En este caso creamos tres columnas:
- Datos reales
- Datos presupuestados
- Diferencia
De esta forma podemos analizar cada partida y ver rápidamente cuál es la desviación entre lo que habíamos previsto y lo que realmente ha ocurrido.
Primera columna: datos reales
En la primera columna seleccionamos los datos reales procedentes de la contabilidad.
Por ejemplo, podemos analizar el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 28 de febrero de 2026.
De esta forma Odoo nos mostrará lo que realmente ha ocurrido durante esos dos primeros meses.
El informe utilizará directamente la información que tenemos contabilizada.
Es decir, las ventas reales, las compras reales y los gastos reales registrados en las cuentas correspondientes.
Segunda columna: datos presupuestados
En la segunda columna seleccionamos como origen el presupuesto por cuentas que hemos creado anteriormente.
Seleccionamos el presupuesto correspondiente al ejercicio 2026 y utilizamos el mismo periodo que estamos comparando.
Esto es importante porque debemos comparar exactamente el mismo intervalo de tiempo.
Aunque nuestro presupuesto sea anual, el sistema puede calcular la parte proporcional correspondiente al periodo que estamos analizando.
Por ejemplo, si tenemos un presupuesto anual de ventas de 200.000 €, no tendría sentido comparar el importe anual completo con las ventas reales de solamente dos meses.
Lo correcto es comparar los datos reales de esos dos meses con la parte proporcional del presupuesto correspondiente al mismo periodo.
Tercera columna: la diferencia
Finalmente añadimos una tercera columna para calcular la diferencia entre los datos reales y los datos presupuestados.
Esta columna nos permite detectar rápidamente las desviaciones.
Así podemos saber si una determinada partida está por encima o por debajo de lo previsto.
Y aquí es donde el informe empieza a ser realmente útil como herramienta de gestión.
Ejemplo de comparación entre los datos reales y el presupuesto
Al previsualizar el informe podemos comparar directamente la realidad con nuestro presupuesto.
En el caso de las ventas, por ejemplo, podemos comprobar cuánto hemos vendido realmente durante el periodo analizado y compararlo con lo que habíamos previsto vender.
Si las ventas reales son inferiores al presupuesto, tendremos una desviación negativa.
Si son superiores, estaremos vendiendo más de lo previsto.
Lo mismo ocurre con las compras y con el resto de gastos.
Sin embargo, hay que interpretar correctamente las desviaciones.
En las ventas, ingresar menos de lo presupuestado suele ser una mala señal.
Pero en una cuenta de gastos, gastar menos de lo previsto puede ser algo positivo.
Aunque tampoco siempre es así. Hay que analizar cada partida dentro de su contexto.
Detectar desviaciones importantes
Uno de los principales objetivos de trabajar con presupuestos es detectar qué partidas están provocando que el resultado real sea diferente al resultado esperado.
Por ejemplo, podemos descubrir que:
- Estamos vendiendo menos de lo previsto.
- Estamos comprando menos o más de lo presupuestado.
- Determinados gastos están creciendo por encima de las previsiones.
- El resultado real de la empresa no coincide con el resultado que habíamos planificado.
En el ejemplo del vídeo, al comparar determinadas partidas se observan desviaciones importantes entre los importes reales y los presupuestados.
Esto permite identificar rápidamente dónde debemos centrar nuestra atención.
Quizás el problema principal esté en las ventas.
O quizá determinados gastos estén creciendo más de lo previsto.
Sin un presupuesto podemos conocer perfectamente nuestros datos contables, pero resulta más difícil saber si esos datos son buenos o malos respecto a lo que esperábamos conseguir.
Ampliar el periodo de análisis
Una de las ventajas de este tipo de informes es que podemos modificar el periodo que queremos analizar.
Por ejemplo, podemos comparar inicialmente los datos de enero y febrero y posteriormente ampliar el informe hasta abril.
De esta forma podemos ir viendo cómo evoluciona la empresa a medida que avanza el ejercicio.
El presupuesto sigue siendo el mismo, pero la parte presupuestada que utilizamos para la comparación se adapta al periodo seleccionado.
Así podemos realizar análisis periódicos.
Por ejemplo:
- Comparar enero con lo presupuestado para enero.
- Analizar el primer trimestre.
- Comparar el primer semestre con el presupuesto correspondiente.
- Analizar la evolución de todo el ejercicio.
Esto convierte el presupuesto en una herramienta de seguimiento continuo y no simplemente en un documento que elaboramos una vez al año y después olvidamos.
No basta con conocer los datos reales
Una empresa puede conocer perfectamente su facturación, sus compras y sus gastos y, aun así, no tener una visión clara de si está cumpliendo sus objetivos.
Si solamente analizamos los datos reales podemos saber cuánto hemos vendido.
Pero no sabemos necesariamente si esa cifra es buena o mala.
La comparación con el presupuesto añade ese contexto.
Por ejemplo, una determinada cifra de ventas puede parecer aceptable por sí sola.
Pero si para ese mismo periodo habíamos previsto vender mucho más, la interpretación cambia completamente.
Lo mismo ocurre con los gastos.
Un gasto puede parecer elevado, pero quizás estaba contemplado dentro del presupuesto.
O puede ser un gasto aparentemente pequeño que, sin embargo, supera ampliamente lo que habíamos previsto.
Por eso es importante analizar no solamente los importes absolutos, sino también las desviaciones respecto al presupuesto.
El presupuesto como herramienta de gestión
El verdadero valor de un presupuesto aparece cuando lo utilizamos para tomar decisiones.
Podemos detectar que las ventas están evolucionando peor de lo esperado y tomar medidas.
Podemos descubrir que determinados gastos están creciendo demasiado.
O podemos comprobar que una desviación que parecía preocupante en una cuenta concreta se compensa con una mejora en otra partida.
La contabilidad nos dice qué ha ocurrido.
El presupuesto nos permite comparar lo ocurrido con lo que esperábamos que ocurriera.
Y la comparación entre ambas cosas nos proporciona información para gestionar mejor la empresa.
Conclusión
Con Odoo 18 Community Edition, MIS Builder y MIS Builder Budget podemos crear presupuestos de ingresos y gastos directamente relacionados con las cuentas contables.
Posteriormente podemos construir informes que comparen:
- Los datos reales registrados en la contabilidad.
- Los importes presupuestados.
- Las diferencias o desviaciones entre ambos.
Esto nos permite convertir la contabilidad en una verdadera herramienta de análisis y control.
Podemos detectar rápidamente si estamos vendiendo menos de lo previsto, si determinados gastos están creciendo demasiado o si el resultado real de la empresa se está alejando de nuestros objetivos.
En definitiva, un presupuesto no sirve únicamente para planificar el futuro.
Su verdadero valor aparece cuando lo utilizamos para comparar lo que esperábamos que ocurriera con lo que realmente está ocurriendo.
Y con Odoo 18 Community Edition, MIS Builder y MIS Builder Budget podemos realizar esta comparación utilizando directamente los datos contables de la empresa.