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La facturación recurrente es una herramienta muy útil para empresas que prestan servicios de forma periódica y necesitan emitir facturas a sus clientes cada mes, trimestre o con la frecuencia que corresponda.
En este vídeo mostramos cómo gestionar este tipo de facturación con Odoo 19 Community Edition, utilizando el módulo Subscription Management de la Odoo Community Association (OCA).
El ejemplo parte de una instalación de Odoo 19 Community Edition y de un servicio de soporte mensual. El objetivo es configurar una suscripción que permita generar las facturas periódicamente y mantener un seguimiento de las órdenes y de las facturas asociadas.
¿Qué es la facturación recurrente?
La facturación recurrente consiste en emitir facturas de forma periódica por un servicio que se presta de manera continuada.
Es habitual encontrarla en situaciones como:
- Servicios de soporte mensual.
- Cuotas de asociaciones.
- Servicios prestados por asesorías.
- Suscripciones a servicios profesionales.
- Otros servicios que se facturan periódicamente.
En lugar de crear manualmente una factura cada mes, se configura una suscripción que permite establecer la periodicidad y preparar las siguientes facturas.
El módulo Subscription Management de la OCA
Para realizar este ejemplo utilizamos el módulo Subscription Management, cuyo nombre técnico es subscription_oca.
Este módulo pertenece a la Odoo Community Association y está pensado para las versiones de software libre de Odoo. Se utiliza como alternativa para gestionar suscripciones en Odoo Community Edition.
Configuración inicial
Antes de crear una suscripción, necesitamos disponer de algunos elementos básicos:
- Una compañía configurada.
- Un cliente.
- Un producto de servicio.
- Una plantilla de suscripción.
- Una lista de precios.
En el ejemplo se utilizan empresas del IBEX como clientes de prueba. Para cada cliente se pueden introducir sus datos, como el nombre, la dirección, el código postal y el NIF.
Crear el producto de servicio
El producto utilizado en el ejemplo es un servicio de soporte mensual.
Se configura como un servicio que se vende por unidades, aplicándole el IVA correspondiente y contabilizando los ingresos en la cuenta 705, Prestaciones de servicios.
Crear una plantilla de suscripción
A continuación, se crea una plantilla de suscripción con el nombre “Mensual”.
En esta plantilla se establece la periodicidad de facturación y se indica que el servicio se mantendrá activo hasta que se decida finalizarlo. También se configura el modelo de facturación para que genere las facturas en modo borrador.
Trabajar con facturas borrador permite revisar su contenido antes de confirmarlas y enviarlas al cliente. De esta manera, la generación automática de la factura no implica necesariamente su confirmación inmediata.
Crear una suscripción
Una vez creada la plantilla, podemos generar una nueva suscripción.
En el ejemplo se selecciona un cliente, se utiliza la plantilla mensual y se añade el producto de soporte mensual. También se selecciona la lista de precios general y se guarda la suscripción.
La suscripción queda preparada con su importe, periodicidad y estado. En el vídeo se muestra un ejemplo con un importe total de 67 € mensuales, IVA incluido.
Estados de la suscripción
El módulo permite trabajar con diferentes etapas para controlar el estado de las suscripciones.
En el ejemplo se utiliza la etapa “Listo para empezar” y posteriormente se pasa la suscripción a “En progreso”. Esto permite identificar las suscripciones que ya están activas y preparadas para generar sus facturas.
Configurar la fecha de la siguiente factura
Uno de los datos importantes de una suscripción es la fecha de la siguiente factura.
Por ejemplo, si queremos facturar un servicio mensual el día 8 de cada mes, podemos establecer esa fecha como la próxima fecha de facturación. El sistema utilizará esa información para preparar las siguientes facturas de acuerdo con la periodicidad configurada.
También es posible utilizar periodicidades diferentes, como la mensual o la trimestral, según las necesidades del servicio.
Generación automática de las facturas
Para que Odoo genere las facturas automáticamente, es necesario que estén activadas las acciones planificadas relacionadas con la gestión de suscripciones.
En el ejemplo se accede a las acciones planificadas y se localiza la acción correspondiente a la gestión de suscripciones. Esta acción se ejecuta periódicamente y revisa si existen suscripciones cuya siguiente fecha de facturación ya ha llegado.
Cuando llega la fecha prevista, el sistema genera las facturas. En el vídeo se comprueba que las facturas aparecen en estado borrador y que la suscripción queda preparada para la siguiente fecha de facturación.
El reloj de las acciones planificadas
Las acciones planificadas se ejecutan según la hora configurada en el servidor.
En el ejemplo se comprueba que el servidor trabaja con la hora UTC y que es necesario tener en cuenta esa diferencia al establecer la hora de ejecución de la acción planificada.
Una vez ejecutada la acción, las facturas aparecen generadas y la suscripción avanza a la siguiente fecha de facturación.
Confirmar las facturas generadas
Las facturas creadas por la suscripción aparecen inicialmente como borradores.
Desde la pantalla de facturas de clientes podemos seleccionarlas y confirmarlas. En el ejemplo se muestran varias facturas y se utiliza la opción de confirmar los asientos para contabilizarlas.
Una vez confirmadas, las facturas quedan contabilizadas y pueden consultarse desde la propia factura. También se puede imprimir el documento en PDF y comprobar el origen de la factura, que aparece vinculado a la orden de suscripción y a la facturación recurrente.
Crear facturas manualmente
Aunque la generación automática es una de las funciones principales del módulo, también es posible crear una factura manualmente desde la suscripción.
Esta opción puede resultar útil si el reloj de las acciones planificadas no se ejecuta en el momento esperado o si necesitamos generar una factura por alguna otra razón. En el ejemplo se utiliza la opción de crear factura para preparar la siguiente factura de una suscripción.
Además, las facturas pueden gestionarse en bloque. Esto permite trabajar con varias facturas a la vez, tanto si tenemos dos como si tenemos un número mucho mayor de documentos pendientes de revisar y confirmar.
Resumen del funcionamiento
El proceso completo de facturación recurrente con el módulo de suscripciones es el siguiente:
- Configurar la compañía y los clientes.
- Crear el producto de servicio.
- Crear una plantilla de suscripción.
- Establecer la periodicidad de facturación.
- Crear la suscripción para el cliente.
- Definir la fecha de la siguiente factura.
- Activar las acciones planificadas.
- Esperar a que llegue la fecha de facturación.
- Revisar las facturas generadas en borrador.
- Confirmar y contabilizar las facturas.
La suscripción mantiene la referencia del cliente, la lista de precios, la plantilla utilizada, la fecha de inicio y la fecha de la siguiente factura. De esta manera, Odoo puede continuar preparando las siguientes facturas según la periodicidad establecida.
Conclusión
El módulo Subscription Management de la OCA permite gestionar facturación recurrente en Odoo 19 Community Edition mediante plantillas de suscripción, fechas de facturación y acciones planificadas.
Su funcionamiento permite automatizar la preparación de facturas periódicas, mantenerlas en borrador para su revisión y confirmarlas posteriormente desde la gestión de facturas de clientes.
En el vídeo puedes ver todo el proceso paso a paso, desde la configuración inicial hasta la generación y contabilización de las facturas recurrentes.