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La firma de documentos es una tarea habitual en muchas empresas. Contratos, autorizaciones, compromisos de confidencialidad, entrega de equipos o documentación interna son algunos ejemplos en los que necesitamos que una persona firme un documento.
El problema aparece cuando tenemos que conseguir la firma de muchas personas: imprimir documentos, enviarlos, esperar a que los firmen, recibirlos de vuelta y archivarlos puede convertirse en una tarea bastante tediosa.
En este artículo vamos a ver cómo podemos utilizar el módulo Firmar de Odoo 19 Community Edition para realizar este proceso de forma remota.
Y para la demostración vamos a utilizar un contrato un poco peculiar: Alicia tendrá que firmar un contrato para vender su alma al diablo por 15 €. 😈
¿Para qué podemos utilizar la firma remota?
Aunque en el vídeo utilizamos un ejemplo humorístico, la firma electrónica puede tener muchas aplicaciones prácticas dentro de una empresa.
Por ejemplo:
- Firma de contratos con clientes o proveedores.
- Confirmación de entrega de equipos informáticos.
- Confirmación de entrega de teléfonos móviles.
- Recepción de equipos de protección individual (EPIs).
- Confirmación de que un empleado ha recibido determinada formación.
- Compromisos de confidencialidad.
- Autorizaciones y documentos internos.
- Cualquier otro documento que necesitemos que una persona firme.
Una de las ventajas de utilizar Odoo es que podemos gestionar estas solicitudes de firma desde el propio ERP.
Crear una plantilla de firma en Odoo 19
El primer paso consiste en crear una plantilla de documento.
Para ello podemos utilizar un documento PDF que ya tengamos preparado. El documento contiene el texto del contrato o documento que queremos firmar y, sobre él, iremos colocando los diferentes campos que tendrá que completar el firmante.
Podemos añadir campos como:
- Nombre.
- Firma.
- Otros datos que necesitemos solicitar al firmante.
Los campos se colocan gráficamente sobre el documento, indicando exactamente en qué lugar debe aparecer cada dato.
También podemos marcar determinados campos como obligatorios para asegurarnos de que el firmante los complete antes de finalizar el proceso.
La plantilla puede reutilizarse posteriormente tantas veces como sea necesario.
Esto resulta especialmente interesante cuando tenemos que conseguir la firma de muchas personas. Por ejemplo, si necesitamos que 50 empleados firmen un documento, no necesitamos crear manualmente el documento cada vez: podemos utilizar la misma plantilla y enviar una petición de firma a cada persona.
Utilizar los contactos de Odoo
La persona que debe firmar puede seleccionarse utilizando los contactos que tenemos registrados en Odoo.
De esta forma, podemos asociar la petición de firma con un cliente, proveedor, empleado u otro contacto.
En el ejemplo del vídeo utilizamos a Alicia como persona que recibe el documento.
Una vez seleccionada la persona, podemos enviarle la petición de firma directamente desde Odoo.
Enviar el documento para que otra persona lo firme
Una vez preparada la plantilla, podemos crear una nueva petición de firma.
En nuestro ejemplo enviamos a Alicia el contrato con un mensaje bastante peculiar:
«Firma el contrato y véndeme tu alma por 15 €.»
Alicia recibe un correo electrónico con la solicitud y puede acceder al documento para realizar la firma.
De esta manera, la persona que tiene que firmar no necesita estar físicamente delante de nosotros.
Puede recibir el documento y firmarlo remotamente desde su ordenador, tableta o teléfono.
Firmar el documento remotamente
Cuando Alicia recibe la solicitud, abre el documento y puede avanzar por los diferentes campos que debe completar.
Uno de los campos principales es el de la firma.
Odoo permite realizar la firma de diferentes maneras, entre ellas dibujándola directamente sobre la pantalla o utilizando una imagen de la firma.
En un ordenador podemos utilizar el ratón para dibujarla, aunque el resultado puede no ser especialmente artístico. 😄
En un teléfono móvil, sin embargo, resulta mucho más sencillo realizar la firma utilizando el dedo.
Una vez completados los campos obligatorios, el firmante puede aceptar y firmar el documento.
Registro de las coordenadas GPS
Durante el proceso también podemos solicitar la ubicación GPS del firmante.
En el ejemplo del vídeo, Alicia autoriza el acceso a su ubicación para que las coordenadas queden asociadas al proceso de firma.
Esto proporciona información adicional sobre las circunstancias en las que se realizó la firma.
Validar y enviar el documento firmado
Una vez completados todos los campos, el firmante puede validar y enviar el documento.
A partir de ese momento, el proceso de firma queda completado.
El documento firmado puede enviarse por correo electrónico y también podemos consultarlo posteriormente desde Odoo.
En nuestro ejemplo, Alicia recibe el documento firmado y puede comprobar que aparecen las firmas correspondientes.
¿Qué información queda asociada a la firma?
Odoo también permite obtener un certificado de firma asociado al documento.
En este certificado podemos encontrar información relacionada con el proceso de firma, como fechas, horas, eventos registrados, hashes y, cuando se ha solicitado, las coordenadas GPS.
Esta información puede resultar útil para disponer de evidencias relacionadas con el proceso mediante el cual se realizó la firma.
Es importante tener en cuenta que existen diferentes tipos y niveles de firma electrónica y que la validez jurídica de una firma depende de las circunstancias y del tipo de firma utilizado.
Por tanto, no debemos asumir que cualquier sistema de firma electrónica tiene exactamente las mismas características o efectos jurídicos.
Seguimiento de las peticiones de firma
Una vez enviadas las solicitudes, podemos realizar su seguimiento desde Odoo.
Podemos saber qué documentos están pendientes de firma y cuáles ya han sido firmados.
Esto resulta especialmente útil cuando tenemos que gestionar un número elevado de documentos.
En lugar de tener que revisar correos electrónicos o documentos almacenados en diferentes lugares, podemos consultar desde Odoo el estado de las diferentes peticiones.
Una vez finalizado el proceso, podemos descargar o imprimir el documento firmado y también obtener el certificado correspondiente.
Una plantilla que podemos reutilizar
Una de las características más interesantes de este sistema es la posibilidad de reutilizar las plantillas.
Podemos preparar una plantilla una sola vez y utilizarla posteriormente para solicitar la firma de diferentes personas.
Por ejemplo, una empresa podría crear una plantilla para la entrega de ordenadores a sus empleados.
Cada vez que se entregue un ordenador, se podría utilizar esa misma plantilla para solicitar la firma del empleado correspondiente.
Lo mismo podríamos hacer con documentos de confidencialidad, entrega de teléfonos, recepción de EPIs, formación o diferentes tipos de contratos.
Firma remota de documentos desde Odoo
El módulo Firmar de Odoo 19 Community Edition permite gestionar todo este proceso desde el propio ERP.
Podemos preparar el documento, crear una plantilla, seleccionar a la persona que debe firmarlo, enviar la solicitud, realizar el seguimiento y posteriormente consultar el documento firmado.
Esto puede evitar una buena cantidad de papel y, sobre todo, simplificar la gestión de documentos que necesitan ser firmados por personas que no están físicamente en nuestras instalaciones.
En el vídeo hemos utilizado como ejemplo la peculiar venta del alma de Alicia al diablo por 15 €, pero las posibilidades reales son bastante más prácticas.
Vídeo: Firma remota de documentos con Odoo 19 Community Edition
En el vídeo puedes ver todo el proceso paso a paso, desde la creación de la plantilla hasta la firma remota del documento y la obtención del certificado de firma.
Si trabajas con Odoo 19 Community Edition y necesitas gestionar documentos que deben ser firmados por clientes, proveedores, empleados u otros contactos, el módulo Firmar puede ser una herramienta interesante para centralizar este proceso dentro de Odoo.
¡Y recuerda no vender tu alma por menos de 15 €! 😈