Una de las configuraciones más importantes cuando instalamos Odoo 19 Community Edition es la integración con el correo electrónico.
Odoo necesita poder enviar y recibir correos para muchas de las tareas habituales de una empresa: enviar presupuestos, responder a clientes, gestionar comunicaciones, recibir facturas de proveedores, etc.
En este artículo vamos a ver, a partir de un ejemplo práctico, cómo configurar Odoo 19 Community Edition para enviar y recibir correos electrónicos utilizando un servidor de correo externo.
El escenario del ejemplo
Para realizar la configuración partimos de una instalación de Odoo 19 Community Edition y de un dominio de correo electrónico.
En el ejemplo se utiliza un dominio de correo asociado a una instalación de hosting y varias cuentas de correo:
- Una cuenta para recibir el correo.
- Una cuenta utilizada para enviar los mensajes.
- Cuentas de correo correspondientes a distintos usuarios.
- Una cuenta catch-all para recoger determinados mensajes.
En Odoo tenemos configurada una empresa llamada Transylvania Real Estate, junto con varios usuarios, entre ellos Drácula y Frankenstein.
El objetivo es conseguir que estos usuarios puedan trabajar con el correo directamente desde Odoo.
Configurar el dominio de correo de la compañía
El primer paso consiste en configurar en Odoo el dominio de correo de la compañía.
En la configuración de la empresa podemos indicar el dominio que vamos a utilizar para las comunicaciones por correo electrónico.
A partir de esta configuración, Odoo utiliza diferentes alias para gestionar los mensajes.
Entre ellos encontramos direcciones relacionadas con:
- Correos rebotados.
- Recepción general.
- Dirección utilizada por defecto para los envíos.
También podemos modificar algunos de estos valores desde:
Ajustes → Opciones generales → Correo electrónico
En el ejemplo se cambia la dirección que Odoo utiliza inicialmente para las notificaciones.
Configurar el servidor de correo saliente
Para que Odoo pueda enviar correos necesitamos configurar un servidor de correo saliente (SMTP).
La configuración se encuentra en:
Ajustes → Técnico → Servidores de correo de salida
Creamos un nuevo servidor e introducimos los datos proporcionados por nuestro proveedor de correo.
En el ejemplo se utiliza:
- Servidor SMTP.
- Puerto 587.
- Seguridad TLS.
- Usuario y contraseña de la cuenta de correo.
Una vez introducidos los datos podemos utilizar la opción de probar la conexión para comprobar que Odoo consigue conectarse correctamente con el servidor.
Si la prueba es correcta, ya tenemos configurado el correo saliente.
Configurar el correo entrante
El siguiente paso consiste en configurar la recepción de correos.
Para ello utilizamos un servidor IMAP.
En este caso la configuración utiliza:
- Servidor IMAP.
- Puerto 993.
- Seguridad SSL/TLS.
- Usuario de la cuenta de correo.
- Contraseña.
Desde la configuración de Odoo podemos crear el servidor de correo entrante y utilizar la opción de probar y confirmar para comprobar que la conexión funciona.
Una vez configurados los servidores SMTP e IMAP, Odoo ya puede comunicarse con nuestro servidor de correo.
Una particularidad de la configuración de correo de Odoo
Hay un aspecto de Odoo que puede resultar inicialmente un poco confuso.
En el ejemplo se configura una única cuenta de correo para realizar los envíos y otra para recibirlos, pero los diferentes usuarios de Odoo pueden comunicarse utilizando sus propias direcciones.
Es decir, podemos tener una configuración centralizada del servidor de correo y, al mismo tiempo, conseguir que el cliente vea los mensajes como enviados por el usuario correspondiente.
Esto permite que varios usuarios trabajen desde Odoo utilizando la infraestructura de correo de la empresa.
Enviar un presupuesto desde Odoo
Una vez configurado el correo podemos comprobar que todo funciona realizando una prueba.
Creamos un presupuesto desde la aplicación Ventas, seleccionamos un cliente y añadimos un producto.
En el ejemplo se utiliza un producto bastante peculiar: un castillo por valor de tres millones de euros.
Una vez guardado el presupuesto, utilizamos la opción de enviar por correo.
Odoo genera el mensaje y lo envía utilizando el servidor SMTP que acabamos de configurar.
El cliente recibe el correo con el presupuesto adjunto y puede responder directamente al mensaje.
Recibir las respuestas de los clientes
La integración no se limita al envío.
También podemos recibir las respuestas dentro de Odoo.
En el ejemplo, el servidor de correo entrante realiza periódicamente un proceso de comprobación.
Esta frecuencia se puede configurar mediante las acciones planificadas.
En el vídeo se establece una comprobación cada dos minutos.
De esta forma, cuando el cliente responde al correo, Odoo recupera el mensaje y lo incorpora a la conversación correspondiente.
Esto resulta especialmente interesante porque podemos mantener dentro de Odoo el historial de comunicación relacionado con un presupuesto o con cualquier otro documento.
Diferentes usuarios utilizando el mismo sistema de correo
Otra de las pruebas del vídeo consiste en trabajar con un segundo usuario.
En este caso entra en Odoo el usuario Drácula Trujillo.
Este usuario tiene configurada su propia dirección de correo electrónico y puede continuar la conversación con el cliente desde Odoo.
Aunque el servidor SMTP configurado es común, el cliente recibe el mensaje identificando al usuario que está realizando la comunicación.
Además, cada usuario puede configurar su propia firma de correo electrónico desde sus preferencias.
Esto permite personalizar los mensajes que salen desde Odoo.
Los alias de correo de Odoo
Odoo dispone también de un sistema de alias de correo electrónico que permite utilizar direcciones específicas para determinadas funciones.
Podemos consultar estos alias desde:
Ajustes → Técnico → Alias de correo
En el ejemplo aparecen diferentes alias relacionados con áreas como:
- Información.
- Gastos.
- Ventas.
- Compras.
Estos alias permiten automatizar determinadas acciones cuando Odoo recibe un correo en una dirección concreta.
Recibir facturas de proveedores por correo
Una de las posibilidades más interesantes que se muestra en el vídeo es el uso del alias de compras.
Por ejemplo, podemos indicar a nuestros proveedores que envíen sus facturas a una dirección específica de la empresa.
Cuando el proveedor envía una factura en PDF a ese alias, Odoo puede recibir el correo y asociarlo al área de facturas de proveedor.
En el ejemplo se envía un PDF simulando una factura de proveedor y, después de que Odoo procese el correo, podemos encontrarla dentro de:
Facturación → Proveedores → Facturas
Esto permite utilizar el correo electrónico como una vía de entrada de documentos en Odoo.
Odoo 19 Community Edition y el correo electrónico
La integración del correo electrónico es fundamental para aprovechar muchas de las funcionalidades de Odoo.
Con una configuración adecuada podemos conseguir que Odoo:
- Envíe presupuestos por correo.
- Reciba las respuestas de los clientes.
- Mantenga las conversaciones asociadas a los documentos.
- Permita que diferentes usuarios trabajen con el correo.
- Utilice firmas personalizadas.
- Gestione alias de correo.
- Reciba facturas de proveedores mediante una dirección específica.
- Centralice buena parte de las comunicaciones de la empresa.
La configuración puede parecer algo compleja al principio porque intervienen varios conceptos —SMTP, IMAP, alias, usuarios y dominios—, pero una vez entendida la relación entre ellos, resulta mucho más sencillo configurar Odoo correctamente.
Conclusión
En este ejemplo hemos visto cómo conectar Odoo 19 Community Edition con un servidor de correo electrónico, configurando tanto el correo saliente mediante SMTP como el correo entrante mediante IMAP.
También hemos comprobado cómo Odoo utiliza esta configuración para enviar presupuestos, recibir respuestas de clientes, trabajar con diferentes usuarios y aprovechar los alias de correo para automatizar la entrada de información, como las facturas de proveedores.
En el vídeo explico toda la configuración paso a paso y realizo las pruebas de envío y recepción para comprobar que la integración funciona correctamente.
Título del vídeo
CONECTAMOS ODOO 19 CE CON EL CORREO ELECTRÓNICO