Cuando una empresa realiza un pedido de compra, es habitual que algunos proveedores exijan un pago anticipado antes de entregar la mercancía. En estos casos, es importante registrar correctamente el anticipo, contabilizar la factura correspondiente y descontar el importe adelantado cuando recibamos la factura definitiva.
En este artículo vamos a explicar cómo gestionar pagos anticipados a proveedores con Odoo 19 Community Edition, utilizando un ejemplo práctico que incluye la configuración contable, el registro del anticipo, las facturas del proveedor y la conciliación bancaria.
Para realizar este procedimiento utilizaremos el módulo purchase_advance_payment, que permite registrar pagos anticipados directamente desde los pedidos de compra.
1. El ejemplo práctico: un pedido de compra con anticipo
Vamos a trabajar con una empresa de demostración que compra ladrillos a un proveedor llamado Arcillas y Ladrillos del Cantábrico.
La empresa realiza un pedido de 1.000 unidades de ladrillo caravista. El proveedor establece como condición que se le pague el 30 % del importe por adelantado antes de servir la mercancía.
Los importes del ejemplo son los siguientes:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible del pedido | 1.000,00 € |
| IVA del 21 % | 210,00 € |
| Total del pedido | 1.210,00 € |
| Anticipo del 30 % | 363,00 € |
| Importe restante | 847,00 € |
El anticipo de 363 € incluye 300 € de base imponible y 63 € de IVA.
El objetivo es que Odoo refleje correctamente el dinero adelantado, la factura del anticipo y el importe que quedará pendiente cuando se reciba la mercancía.
2. Crear y confirmar el pedido de compra
El primer paso consiste en acceder al módulo Compras de Odoo 19.
Creamos un nuevo pedido para el proveedor Arcillas y Ladrillos del Cantábrico y añadimos el producto Ladrillo caravista, indicando una cantidad de 1.000 unidades.
Una vez revisados los importes, confirmamos el pedido y lo enviamos al proveedor.
En este momento tenemos un pedido confirmado por un total de 1.210 €, pero todavía no hemos recibido la mercancía ni la factura definitiva.
El proveedor nos comunica que debemos realizar una transferencia bancaria por el 30 % del importe para que pueda servirnos el pedido.
3. Registrar el pago anticipado en el pedido
Para registrar el anticipo utilizamos la opción de pago anticipado disponible en el pedido de compra.
Desde el pedido accedemos a Pagar anticipo de compra e indicamos el importe que hemos transferido al proveedor: 363 €.
A continuación, registramos el anticipo.
Odoo muestra información sobre el estado del pedido y el importe que queda pendiente. En nuestro ejemplo, el sistema indica que se ha pagado parcialmente y que quedan 847 € pendientes.
Esta información permite identificar que ya se ha adelantado una parte del dinero, aunque todavía no se haya completado la operación de compra.
Consultar el anticipo en contabilidad
Podemos acceder al área de contabilidad y consultar los pagos anticipados de proveedores.
En el registro correspondiente encontraremos el proveedor y el asiento contable generado por la operación.
En el ejemplo, el pago se registra utilizando una cuenta puente de pagos pendientes, en lugar de cargar directamente el movimiento contra la cuenta bancaria. Este funcionamiento permite gestionar posteriormente la conciliación con los movimientos importados del banco.
4. Revisar la configuración de la cuenta contable de anticipos
Antes de registrar la factura del anticipo, debemos revisar la configuración contable.
En el ejemplo del vídeo se comprueba la cuenta contable utilizada para los anticipos a proveedores. Esta cuenta debe configurarse como una cuenta de activo corriente, ya que representa un importe adelantado al proveedor por una compra que todavía está pendiente de completarse.
Para este caso se utiliza la cuenta 407, correspondiente a anticipos a proveedores en el Plan General de Contabilidad español.
La configuración debe ser coherente con la naturaleza del anticipo y con la forma en que queremos que se reflejen los movimientos contables.
5. Crear el producto «Anticipos a proveedores»
Para poder registrar el anticipo en la factura del proveedor, creamos un producto específico llamado Anticipos a proveedores.
En el ejemplo lo configuramos como un producto de tipo servicio, puesto que no representa una mercancía que deba generar movimientos de almacén.
En su apartado de contabilidad asignamos las cuentas contables correspondientes al anticipo, utilizando la cuenta 407.
De esta manera, podremos incorporar el anticipo como una línea de factura y reflejar su importe en la cuenta contable adecuada.
Es importante comprobar que la configuración del producto y de las cuentas fiscales se adapta a la localización y a la configuración contable de la empresa.
6. Registrar la factura del anticipo del proveedor
Una vez realizada la transferencia, el proveedor nos envía una factura por el anticipo recibido.
Esta factura justifica documentalmente el importe adelantado y permite registrar la operación contable y fiscal correspondiente.
Para introducirla en Odoo, accedemos al pedido de compra y utilizamos la opción para crear o cargar una factura de proveedor.
En la factura indicamos los datos del documento recibido, como la fecha y el número de factura.
A continuación, sustituimos la línea del producto comprado por el producto Anticipos a proveedores e introducimos una base imponible de 300 €, con el IVA correspondiente de 63 €.
El resultado es una factura de anticipo por un total de 363 €.
Confirmamos la factura y comprobamos que queda registrada en Odoo.
Esta factura puede relacionarse con el pago anticipado que hemos realizado, de forma que quede documentado tanto el movimiento de dinero como la factura que lo justifica.
7. Recibir la mercancía y registrar la factura definitiva
Cuando el proveedor entrega los ladrillos, validamos la recepción de la mercancía en Odoo.
Posteriormente, recibimos la factura definitiva, que incluye el importe de los productos suministrados y descuenta el anticipo que ya ha sido facturado.
En nuestro ejemplo, la factura definitiva se compone de los siguientes conceptos:
| Concepto | Base imponible |
|---|---|
| Compra de ladrillos | 1.000,00 € |
| Anticipo de proveedor | -300,00 € |
| Base imponible pendiente | 700,00 € |
| IVA del 21 % sobre el importe pendiente | 147,00 € |
| Total de la factura definitiva | 847,00 € |
Para registrar esta factura, creamos una nueva factura de proveedor e introducimos la línea correspondiente a los ladrillos.
Después añadimos una segunda línea con el producto Anticipos a proveedores, indicando una cantidad de -1 y un precio unitario de 300 €.
Esta línea negativa descuenta de la factura la base imponible del anticipo previamente facturado.
Tras aplicar el IVA correspondiente, el importe pendiente de pago es de 847 €.
Confirmamos la factura y comprobamos que la deuda con el proveedor refleja el importe restante.
8. Comprobar las facturas y los movimientos contables
Una vez registradas las dos facturas, podemos consultar las facturas de proveedores y revisar su estado.
En nuestro ejemplo tenemos:
- La factura del anticipo, por 363 €, que corresponde al importe adelantado.
- La factura definitiva, por 847 €, que refleja el importe restante de la compra.
También podemos consultar el libro mayor para comprobar los movimientos de las cuentas contables.
La factura del anticipo registra el importe correspondiente en la cuenta de anticipos a proveedores. Posteriormente, la línea negativa incluida en la factura definitiva permite cancelar ese anticipo contablemente.
De esta forma, podemos comprobar que la cuenta de anticipos refleja el movimiento inicial y su posterior aplicación a la compra definitiva.
Además, debemos revisar los movimientos relacionados con el IVA y la deuda con el proveedor para verificar que los importes registrados son coherentes con las dos facturas.
9. Conciliar el anticipo con el movimiento bancario
El último paso consiste en conciliar los movimientos bancarios con los registros contables.
Cuando realizamos la transferencia del anticipo, aparece una salida de dinero en el banco. Si el pago se ha registrado mediante una cuenta puente, será necesario conciliar los movimientos correspondientes para que la operación quede correctamente reflejada.
Para ello, accedemos al área de facturación o contabilidad y revisamos las operaciones pendientes de conciliación.
Buscamos la transferencia correspondiente al anticipo y la relacionamos con el registro contable del pago. Después validamos la conciliación.
También debemos revisar los restantes movimientos pendientes, siguiendo el mismo procedimiento cuando corresponda.
Una conciliación correcta permite comprobar que el pago realizado al proveedor coincide con los registros de Odoo y que no quedan movimientos transitorios pendientes de regularizar.
10. El módulo utilizado: Purchase Advance Payment
Para realizar este procedimiento utilizamos el módulo purchase_advance_payment, denominado Purchase Advance Payment.
Según se muestra en el vídeo, este módulo permite añadir pagos anticipados a los pedidos de compra y registrar el anticipo antes de confirmar el pedido o de iniciar el proceso de facturación.
Su utilidad consiste en disponer de un registro del importe adelantado asociado al pedido, consultar el importe pendiente y facilitar el seguimiento de la operación de compra.
No obstante, el registro del anticipo en el pedido no sustituye la factura del proveedor ni la conciliación bancaria. Para completar el proceso, es necesario gestionar también la documentación fiscal y los movimientos contables correspondientes.
Conclusión
La gestión de pagos anticipados a proveedores en Odoo 19 Community Edition requiere controlar tres aspectos: el dinero adelantado, la factura que justifica el anticipo y la aplicación de ese importe a la factura definitiva.
En el ejemplo hemos realizado un pedido de 1.210 €, pagado un anticipo de 363 € y registrado una factura definitiva de 847 €. También hemos revisado la cuenta 407, creado un producto específico para los anticipos y explicado cómo comprobar los movimientos contables y conciliar el pago bancario.
Con el módulo purchase_advance_payment podemos registrar el anticipo desde el pedido de compra y hacer un seguimiento de la cantidad pendiente.
Si trabajas con Odoo Community Edition y necesitas gestionar compras en las que tus proveedores exigen pagos por adelantado, este procedimiento te ayudará a mantener organizada la documentación y a controlar los importes pendientes de cada operación.