En este vídeo aprendemos a usar las opciones de amortización automáticas que ofrece odoo en su versión comunitaria de software libre, sin pago de liciencias. Creamos las fichas de amortización en el caso de un elemento recién adquirido, y también un elemento anterior con amortización acumulada preexistente.
Cómo gestionar las amortizaciones en Odoo 19 Community
En este artículo vamos a ver cómo gestionar las amortizaciones de inmovilizado en Odoo 19 Community mediante un supuesto práctico.
La demostración contempla dos situaciones bastante habituales:
- La compra de un elemento de inmovilizado durante el ejercicio en curso.
- La incorporación a Odoo de un elemento de inmovilizado que ya existía y que tiene amortizaciones acumuladas de ejercicios anteriores.
Finalmente veremos también cómo gestionar la baja y venta de un elemento de inmovilizado.
Caso 1: compra de un ordenador durante el ejercicio
Para el primer supuesto vamos a comprar un ordenador Lenovo por 800 euros más IVA.
La factura tiene fecha del 10 de agosto.
Antes de contabilizar la factura tenemos que configurar cómo queremos gestionar este tipo de activos.
Crear una categoría de activo
En Odoo podemos utilizar las categorías de activo como una especie de plantilla para definir cómo se va a amortizar un determinado tipo de inmovilizado.
Accedemos a:
Facturación → Configuración → Categorías de activo
En nuestro ejemplo vamos a crear la categoría:
Equipos para proceso de información
Esta categoría podría utilizarse para los ordenadores y otros elementos similares. Para otros tipos de inmovilizado podríamos crear categorías diferentes: vehículos, mobiliario, edificios, etc.
La categoría permite definir cómo queremos realizar la amortización.
Podemos establecer el número de depreciaciones, utilizar un porcentaje fijo o definir un número de años.
En nuestro ejemplo vamos a utilizar cuatro años, equivalente a una amortización del 25 % anual.
También podemos decidir la periodicidad de las amortizaciones. Odoo permite trabajar por años, meses, trimestres, etc.
En este caso utilizaremos una periodicidad mensual.
Trabajar con cuotas mensuales resulta especialmente útil cuando realizamos cierres mensuales y queremos conocer de forma más precisa la situación económica de la empresa.
Crear un diario específico para las amortizaciones
En Odoo podríamos utilizar el diario de operaciones varias para contabilizar las amortizaciones.
Sin embargo, podemos crear un diario específico para que los movimientos queden mejor identificados.
En nuestro caso creamos un diario denominado:
Amortizaciones
Lo configuramos como un diario de varios.
De esta forma podremos identificar fácilmente los asientos correspondientes a las amortizaciones.
Configurar las cuentas contables
En la categoría de activo configuramos las cuentas que vamos a utilizar.
Para los equipos para proceso de información utilizamos la cuenta 217 como cuenta de activo y la correspondiente cuenta de amortización acumulada 2817.
La cuenta de gasto de amortización será la 681.
También podemos configurar las cuentas relacionadas con las pérdidas y ganancias que podrían producirse cuando posteriormente vendamos o demos de baja un elemento de inmovilizado.
La idea es que la categoría de activo concentre toda esta configuración y que posteriormente Odoo pueda utilizarla automáticamente al crear los activos.
Crear el producto para la compra
El siguiente paso es crear un producto.
En este caso vamos a contabilizar la factura de compra utilizando un producto, por lo que creamos:
Equipos para proceso de información
Lo configuramos como un servicio.
En la configuración contable del producto indicamos la cuenta 217, correspondiente a equipos para proceso de información.
De esta manera, cuando utilicemos este producto en una factura de compra, Odoo sabrá qué cuenta contable debe utilizar.
Contabilizar la factura del ordenador
Ya podemos introducir la factura de MediaMarkt.
La factura corresponde a un ordenador por 800 euros más IVA.
Entramos en:
Proveedores → Facturas
Creamos la factura, seleccionamos el proveedor y utilizamos el producto que acabamos de crear.
Introducimos los 800 euros y el IVA correspondiente.
Hay además un campo especialmente importante: la etiqueta o descripción del elemento.
En ella indicamos el nombre que queremos utilizar para identificar posteriormente el activo.
Confirmamos la factura y Odoo genera el correspondiente asiento contable.
La compra queda contabilizada en la cuenta 217, junto con el IVA y la cuenta del proveedor.
Crear automáticamente el activo
En la factura debemos indicar también la categoría de activo que hemos creado anteriormente.
Al seleccionar «Equipos para proceso de información», Odoo puede crear automáticamente la ficha del activo asociada a la factura.
Una vez contabilizada la factura aparece el botón Activo.
Desde ahí podemos acceder a la ficha del elemento.
También podemos acceder al listado general desde:
Activos → Activos
El nuevo activo aparecerá inicialmente en estado borrador.
La ficha recoge información como el nombre, la referencia, la fecha y el valor de adquisición.
Tenemos que completar la ficha antes de comenzar la amortización.
Configurar el plan de amortización
En la ficha del activo podemos comprobar que Odoo ha heredado la configuración que establecimos en la categoría.
En nuestro caso:
- amortización lineal;
- 25 % anual;
- cuatro años;
- periodicidad mensual.
También tenemos que indicar la fecha de inicio del activo.
Esto es importante porque no necesariamente coincide con la fecha de compra.
Una empresa puede comprar un elemento y mantenerlo almacenado durante un tiempo antes de empezar a utilizarlo.
En nuestro ejemplo, sin embargo, el ordenador comienza a utilizarse inmediatamente.
Una vez revisada la información podemos acceder a la tabla de amortización y calcular las cuotas.
Odoo genera el calendario completo de amortización.
Si todo es correcto, confirmamos el activo.
Generar las cuotas de amortización
Supongamos que hemos comprado el ordenador el 10 de agosto y queremos realizar el cierre correspondiente al 31 de agosto.
Podemos acceder a:
Activos → Calcular amortizaciones
Indicamos como fecha final el 31 de agosto y calculamos las amortizaciones.
Odoo genera automáticamente el asiento correspondiente en el diario de amortizaciones.
En este caso la primera cuota es inferior a una cuota mensual completa porque el elemento se ha adquirido durante el mes.
Una vez generado el asiento, podemos comprobar en la ficha del activo que la primera cuota aparece como aplicada.
También podemos acceder al asiento contable generado y consultar el historial del activo.
El historial del activo
La ficha del activo mantiene un historial de los movimientos relacionados con él.
Podemos encontrar tanto el asiento correspondiente a la compra como los asientos de amortización que se hayan generado posteriormente.
Además, Odoo permite incorporar información adicional al activo.
Por ejemplo, podemos utilizar el área de archivos adjuntos para guardar:
- la factura;
- garantías;
- manuales de instrucciones;
- documentación del vehículo;
- u otros documentos relacionados con el elemento.
Esto permite mantener reunida la documentación del activo dentro de Odoo.
Continuar amortizando hasta final de año
Una vez realizada la primera amortización podemos seguir calculando las siguientes.
Si indicamos como fecha final el 31 de diciembre, Odoo no vuelve a generar la cuota que ya hemos contabilizado.
Calcula únicamente las cuotas pendientes hasta esa fecha.
De esta forma podemos llevar el activo hasta el cierre del ejercicio.
En nuestro ejemplo, al llegar al 31 de diciembre, Odoo muestra el valor residual del equipo después de las amortizaciones realizadas.
Acciones planificadas: automatizar las amortizaciones
Odoo también dispone de acciones planificadas que permiten automatizar este proceso.
Estas acciones funcionan mediante un proceso programado que puede ejecutar las amortizaciones cuando corresponde.
Esto resulta especialmente útil para una empresa que realiza cierres mensuales y no quiere tener que generar manualmente cada cuota.
El contable puede dejar que Odoo genere automáticamente las amortizaciones o, si lo prefiere, puede controlar el proceso manualmente y revisar las cuotas antes de ejecutarlas.
Es una cuestión de organización y de la forma de trabajar de cada empresa.
Caso 2: un activo que ya existía antes de utilizar Odoo
El segundo supuesto es diferente.
Imaginemos que el 1 de enero de 2024 compramos un servidor HP por 2.000 euros más IVA.
Cuando comenzamos a utilizar Odoo, en 2026, el servidor ya lleva dos años funcionando y tiene 1.000 euros de amortización acumulada.
Por tanto, no podemos simplemente introducir ahora una factura de compra como hicimos con el ordenador anterior.
Tenemos que incorporar a Odoo la situación que ya existía.
En este caso partiremos del asiento de apertura.
Incorporar el activo mediante los saldos iniciales
Creamos un asiento contable con fecha 31 de diciembre de 2025, correspondiente a los saldos con los que comenzamos la contabilidad de 2026.
En el asiento introducimos:
- el valor de adquisición del servidor;
- la amortización acumulada existente;
- y la correspondiente contrapartida para cuadrar el asiento de apertura.
También utilizamos la etiqueta para identificar el servidor.
Una vez publicado el asiento, Odoo detecta que estamos utilizando una cuenta de inmovilizado asociada a una categoría de activo y crea automáticamente la ficha del activo.
Esto permite incorporar el elemento al sistema sin necesidad de introducir nuevamente la factura original.
Ajustar la fecha de inicio y las amortizaciones anteriores
Aunque Odoo ha creado la ficha del activo, tenemos que indicarle que el servidor no se adquirió en 2026.
La fecha de inicio real es:
1 de enero de 2024
La categoría ya contiene la configuración correspondiente al porcentaje de amortización.
Al calcular la tabla de amortización, Odoo genera las cuotas correspondientes a los cuatro años.
Pero hay un problema: las cuotas correspondientes a 2024 y 2025 ya fueron contabilizadas antes de empezar a utilizar Odoo.
Por tanto, no podemos volver a contabilizarlas.
Para solucionarlo, esas cuotas anteriores se marcan como correspondientes al saldo inicial.
De esta manera conseguimos que la tabla de amortización refleje toda la vida del activo, pero sin volver a generar los asientos de amortización que ya existían antes de comenzar a utilizar Odoo.
Una vez ajustadas las cuotas anteriores, podemos confirmar el activo.
Automatizar también las amortizaciones del activo antiguo
A partir de ese momento el funcionamiento es el mismo que en el primer caso.
Podemos calcular las amortizaciones hasta final de año y Odoo generará los correspondientes asientos.
También podemos utilizar las acciones planificadas para que las amortizaciones se generen automáticamente cada mes.
De esta forma tenemos dentro de Odoo tanto el activo adquirido durante el ejercicio como el activo que ya existía antes de comenzar a utilizar el sistema.
Comprobar las amortizaciones en la contabilidad
Una vez generadas las amortizaciones podemos comprobar su efecto en los informes contables.
En el balance podremos consultar el inmovilizado material y las correspondientes cuentas de amortización acumulada.
También podemos consultar la cuenta de pérdidas y ganancias, donde aparecerán los gastos de amortización.
Si accedemos al detalle de la cuenta podremos consultar las cuotas que han generado esos movimientos.
También podemos consultar el historial individual de cada activo para ver todos sus movimientos.
Otra posibilidad es acudir a los asientos contables y agruparlos por diario para localizar las cuotas de amortización generadas.
Informe de activos
Odoo dispone también de un informe específico de activos.
Aunque en la interfaz aparece como «Informe de activos financieros», un ordenador evidentemente no es un activo financiero. Se trata simplemente de una denominación que, en este caso, está traducida de forma poco adecuada.
El informe permite indicar un intervalo de fechas.
Por ejemplo, podemos consultar todos los activos existentes entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2026.
El informe permite distinguir entre los activos nuevos, los activos que continúan en curso y los activos que han sido eliminados.
Venta y baja de un activo
Finalmente vamos a ver qué ocurre cuando vendemos un elemento de inmovilizado.
En nuestro ejemplo vamos a vender el servidor por 100 euros.
Desde la ficha del activo seleccionamos la opción para eliminarlo y establecemos como fecha de eliminación el 31 de diciembre de 2026.
Indicamos que el precio de venta es de 100 euros y generamos los asientos de eliminación.
Odoo genera automáticamente el asiento necesario para retirar el activo de la contabilidad, eliminar la amortización acumulada y registrar el resultado de la operación.
En nuestro ejemplo se genera un beneficio de 400 euros.
Después realizamos la correspondiente factura de venta al cliente.
Una vez realizada la operación, el activo deja de formar parte del inmovilizado y desaparece la cuenta correspondiente.
Conclusión
En esta prueba hemos visto tres situaciones diferentes relacionadas con la gestión de activos en Odoo 19 Community.
En primer lugar, hemos creado un activo a partir de una factura de compra. Odoo genera automáticamente la ficha del activo utilizando la categoría que hemos configurado y permite calcular el calendario de amortización.
En segundo lugar, hemos visto cómo incorporar un activo que ya existía antes de comenzar a utilizar Odoo, utilizando los saldos iniciales y ajustando las cuotas de amortización que ya habían sido contabilizadas en ejercicios anteriores.
Finalmente, hemos visto cómo realizar la baja y venta de un elemento de inmovilizado, generando el asiento de eliminación y registrando posteriormente la factura de venta.
Una vez configuradas correctamente las categorías y los activos, Odoo permite automatizar buena parte del proceso de amortización y mantener vinculados los activos con sus correspondientes movimientos contables.
En definitiva, la gestión de activos de Odoo permite cubrir tanto las nuevas adquisiciones como la incorporación de inmovilizado procedente de ejercicios anteriores, manteniendo además el historial contable de cada elemento.