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🎥 VÍDEO: Cómo enviar una remesa de recibos domiciliados SEPA con Odoo 18 CE

En este vídeo puedes ver paso a paso cómo configurar Odoo 18 Community Edition para emitir recibos domiciliados y generar el fichero SEPA que posteriormente se sube al banco.

Introducción

En este artículo vamos a ver cómo enviar al banco una remesa de recibos domiciliados SEPA utilizando Odoo 18 Community Edition.

El proceso consiste, en primer lugar, en configurar correctamente la empresa para poder emitir recibos domiciliados. Después tendremos que configurar los clientes, sus cuentas bancarias y los correspondientes mandatos SEPA.

Una vez realizada esta configuración, podremos crear las facturas, agruparlas en una remesa y generar el fichero que posteriormente subiremos a nuestro banco.

El módulo utilizado permite trabajar con adeudos directos SEPA en Odoo Community Edition.

Configuración inicial de la empresa

Antes de poder enviar una remesa al banco, debemos asegurarnos de que nuestra empresa está correctamente configurada.

La empresa debe disponer, entre otros datos, de:

• Una cuenta bancaria desde la que se gestionarán los cobros.
• Un modo de pago específico para los recibos domiciliados.
• Un identificador SEPA configurado.

La cuenta bancaria configurada será la cuenta en la que posteriormente se ingresará el dinero correspondiente a los recibos cobrados.

Configurar la cuenta bancaria

En la configuración de la empresa debemos tener creada la cuenta bancaria que utilizaremos para gestionar los cobros.

Esta será la cuenta bancaria de nuestra empresa y será la que aparecerá asociada a la remesa que enviaremos al banco.

Crear un modo de pago para los recibos SEPA

El siguiente paso consiste en crear un modo de pago específico para los recibos domiciliados.

Es importante no confundir los distintos conceptos de pago disponibles en Odoo. En este caso, debemos acceder a la configuración de los modos de pago y crear uno específico para los recibos.

Por ejemplo, podemos crear un modo de pago llamado:

Recibo SEPA

Este modo de pago debe estar configurado para utilizar el sistema correspondiente a los adeudos directos SEPA.

La finalidad de esta configuración es que Odoo pueda generar posteriormente un fichero con el formato adecuado para enviarlo al banco.

También podemos asociar este modo de pago a una cuenta bancaria concreta y utilizar una descripción como recibo domiciliado, que posteriormente puede aparecer en la información de las facturas.

Obtener y configurar el identificador SEPA

Otro elemento necesario es el identificador SEPA de la empresa.

Este identificador no es:

• El IBAN de la cuenta bancaria.
• El NIF de la empresa.

Es un identificador específico necesario para poder emitir recibos domiciliados.

Una vez obtenido, debemos introducirlo en la configuración correspondiente de Odoo.

Dentro de los ajustes de Facturación y Contabilidad encontraremos los campos relacionados con el identificador del emisor de las transacciones SEPA.

Una vez configurado este dato, la empresa ya dispone de uno de los elementos fundamentales para poder gestionar los recibos domiciliados.

Configurar los clientes para el cobro mediante recibo

Una vez configurada la empresa, debemos preparar a los clientes.

Para cada cliente al que queramos cobrar mediante recibo domiciliado debemos configurar, entre otros elementos:

• El modo de pago.
• Las condiciones de pago.
• La cuenta bancaria del cliente.
• El mandato SEPA.

Seleccionar el modo de pago

En la ficha del cliente debemos indicar que el cobro se realizará mediante el modo de pago creado anteriormente.

Por ejemplo:

Recibo SEPA

Las condiciones de pago determinan el plazo de pago, mientras que el modo de pago indica la forma en la que realizaremos el cobro.

Añadir la cuenta bancaria del cliente

También debemos indicar la cuenta bancaria del cliente en la que se realizará el cargo.

Esta información se configura dentro de los datos de facturación del cliente.

Una vez registrada la cuenta bancaria, Odoo dispondrá de la información necesaria para saber en qué cuenta debe realizarse el adeudo.

Por tanto, cada cliente que vaya a pagar mediante recibo domiciliado deberá tener correctamente configurados:

• Su modo de pago.
• Su cuenta bancaria.

Pero todavía nos falta un elemento fundamental.

Crear el mandato SEPA

Para poder realizar un cobro domiciliado necesitamos disponer de la autorización del cliente.

Esta autorización se gestiona mediante el mandato SEPA.

Desde la ficha del cliente podemos acceder a la sección de mandatos y crear uno nuevo.

Al crear el mandato debemos indicar los datos necesarios, como:

• La cuenta bancaria del cliente.
• El tipo de mandato.
• La secuencia o periodicidad.
• La fecha de firma.

Una vez creado, el mandato puede imprimirse para que el cliente lo firme.

Posteriormente, podemos guardar una copia digitalizada del mandato firmado dentro de Odoo y validar el mandato.

De esta forma tendremos registrado dentro del sistema el permiso necesario para gestionar los recibos domiciliados.

El mismo proceso debe realizarse con cada cliente que vaya a ser incluido en una remesa.

Crear las facturas

Una vez que la empresa y los clientes están correctamente configurados, ya podemos crear las facturas.

Al crear una factura para un cliente que tiene configurado el modo de pago correspondiente, podremos confirmar la factura y comprobar que aparece la información relacionada con el recibo domiciliado.

También puede aparecer la cuenta bancaria asociada al cobro.

Una vez creadas las facturas de los diferentes clientes, estaremos preparados para crear la remesa.

Seleccionar las facturas que se incluirán en la remesa

El siguiente paso consiste en localizar las facturas que queremos cobrar mediante recibo domiciliado.

Podemos utilizar los filtros de Odoo para seleccionar las facturas según diferentes criterios, por ejemplo:

• El modo de pago.
• La fecha de vencimiento.
• Otros criterios disponibles en las búsquedas.

De esta forma podemos seleccionar únicamente aquellas facturas que deben incluirse en una determinada remesa.

Una vez seleccionadas, utilizamos la opción para añadirlas a una orden de cobro.

Odoo creará entonces una nueva remesa.

Crear la remesa de recibos

La remesa creada incluirá información como:

• El banco de nuestra empresa.
• La cuenta bancaria en la que se ingresará el dinero.
• Las facturas incluidas.
• Los mandatos asociados.
• Las fechas de vencimiento.
• Los importes.
• Los números de recibo generados.

Antes de confirmar la remesa podemos decidir cómo gestionar las fechas de vencimiento.

Por ejemplo, podemos mantener las fechas individuales de las facturas o establecer una fecha determinada para los recibos incluidos en la remesa.

Una vez revisada la información, podemos confirmar la operación.

En este momento la remesa queda preparada para generar el fichero que enviaremos al banco.

Generar el fichero SEPA para el banco

Una vez creada la remesa, utilizamos la opción para generar el fichero correspondiente.

Odoo genera entonces un archivo con la información necesaria para que el banco procese los recibos.

Este fichero contiene datos relacionados con:

• Nuestra empresa.
• Los clientes.
• Las cuentas bancarias.
• Los importes.
• Las facturas.
• Los mandatos.
• Las operaciones incluidas en la remesa.

El contenido del fichero no está pensado para ser leído directamente por una persona. Es un archivo destinado al procesamiento por parte de las entidades bancarias.

Una vez generado, podemos descargarlo y subirlo al sistema de nuestro banco.

También queda asociado a la orden de cobro dentro de Odoo, por lo que podemos volver a descargarlo posteriormente si lo necesitamos.

Marcar el fichero como enviado al banco

Una vez que hemos subido correctamente el fichero al banco, podemos marcar la remesa como enviada.

Sin embargo, en este momento todavía no significa necesariamente que el dinero haya llegado a nuestra cuenta bancaria.

Lo que hemos hecho es enviar al banco la información necesaria para que gestione los cobros.

Por tanto, todavía existe un paso posterior: la recepción y conciliación del dinero en nuestra cuenta bancaria.

¿Qué ocurre contablemente mientras se procesa la remesa?

Una vez que se genera la remesa, Odoo puede realizar movimientos contables relacionados con el proceso de cobro.

Las facturas pueden aparecer como en proceso de pago.

Esto tiene sentido porque todavía no hemos recibido definitivamente el dinero en nuestra cuenta bancaria.

Durante este proceso, el importe pendiente puede pasar temporalmente por una cuenta intermedia relacionada con los recibos pendientes.

Por tanto:

• La deuda del cliente entra en proceso de cobro.
• El dinero todavía no está disponible en el banco.
• El importe permanece en una cuenta intermedia hasta que el banco realiza el abono.

Importar y conciliar el abono del banco

Cuando el banco procesa la remesa y realiza el abono, aparecerá el movimiento correspondiente en nuestra cuenta bancaria.

Podemos importar o registrar ese movimiento dentro de Odoo y proceder a su conciliación.

El objetivo es relacionar:

• El movimiento recibido en el banco.
• La cuenta intermedia utilizada durante el proceso de cobro.
• Los recibos incluidos en la remesa.

Una vez localizados los movimientos correspondientes, podemos seleccionarlos y realizar la conciliación.

Al validar la operación, el dinero queda correctamente registrado en la cuenta bancaria y las facturas pasan a aparecer como pagadas.

El proceso completo de una remesa SEPA en Odoo

En resumen, el proceso es el siguiente:

1. Instalar el módulo necesario

Instalamos el módulo correspondiente para gestionar los adeudos directos SEPA.

2. Configurar la empresa

Preparamos:

• La cuenta bancaria.
• El modo de pago.
• El identificador SEPA.

3. Configurar los clientes

Para cada cliente configuramos:

• El modo de pago.
• La cuenta bancaria.
• Las condiciones de pago.

4. Crear y validar los mandatos

Registramos el mandato SEPA correspondiente y conservamos la documentación firmada por el cliente.

5. Crear las facturas

Generamos y confirmamos las facturas que posteriormente queremos cobrar mediante recibo domiciliado.

6. Seleccionar las facturas

Filtramos las facturas correspondientes al modo de pago de recibo SEPA.

7. Crear la orden de cobro

Agrupamos las facturas seleccionadas dentro de una remesa.

8. Generar el fichero

Creamos el fichero SEPA que será enviado al banco.

9. Subir el fichero al banco

Cargamos el archivo generado en la plataforma de nuestra entidad bancaria.

10. Recibir el abono

Esperamos a que el banco procese la remesa y realice el ingreso correspondiente.

11. Conciliar el movimiento bancario

Relacionamos el abono recibido con los recibos y la cuenta intermedia utilizada durante el proceso.

Conclusión

La gestión de remesas de recibos domiciliados puede automatizarse en gran medida utilizando Odoo 18 Community Edition y los módulos adecuados.

El proceso permite gestionar desde un mismo sistema:

• Los datos bancarios de la empresa.
• Las cuentas bancarias de los clientes.
• Los mandatos SEPA.
• Las facturas.
• Las órdenes de cobro.
• Las remesas.
• La generación del fichero para el banco.
• La conciliación posterior de los cobros.

De esta forma, Odoo permite llevar todo el proceso de gestión de los recibos domiciliados desde la emisión de la factura hasta la recepción y conciliación definitiva del dinero en el banco.

El punto clave es realizar correctamente la configuración inicial de la empresa y de los clientes. Una vez configurados el modo de pago, las cuentas bancarias y los mandatos, la creación de las remesas y la generación del fichero para el banco se convierten en un proceso mucho más sencillo y organizado.