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En este artículo vamos a realizar un supuesto práctico para obtener dos de los documentos contables más importantes de una empresa:
- El Libro Diario.
- El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
El procedimiento se realiza utilizando Odoo 17 Community Edition, a partir de los informes contables disponibles en el propio sistema.
¿Qué son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales?
El Libro Diario es una relación de los asientos contables de la empresa, ordenados cronológicamente.
Por otro lado, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales reúne diferentes documentos contables, entre ellos los balances de comprobación de sumas y saldos, la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance de situación.
Estos libros forman parte de la documentación contable que debe prepararse y legalizarse conforme a las obligaciones mercantiles de la empresa.
En este supuesto práctico vamos a ver cómo obtener toda esta documentación desde Odoo 17 Community Edition.
Cómo obtener el Libro Diario en Odoo 17 CE
Partimos de una empresa de ejemplo y seleccionamos el ejercicio contable con el que queremos trabajar.
Para obtener el Libro Diario vamos al menú:
Informes → Libro Diario
A continuación configuramos el informe.
Configuración del Libro Diario
En nuestro ejemplo seleccionamos el ejercicio correspondiente al año 2025 y configuramos las siguientes opciones:
- Mostrar únicamente los apuntes posteados.
- Ordenar por fecha, en lugar de por número de asiento.
- No aplicar agrupaciones.
- Mostrar la cuenta con su nombre.
- Mostrar la autosecuencia.
La autosecuencia permite generar una numeración correlativa de los asientos en función de su orden cronológico.
Es importante distinguir esta numeración de la numeración original de los asientos dentro de Odoo. La autosecuencia se genera para el informe, mientras que los números de asiento originales permanecen sin modificar.
Exportar el Libro Diario
Una vez configurado el informe, podemos exportarlo.
En este caso resulta más conveniente exportarlo a Excel en formato XLSX, especialmente cuando el Libro Diario contiene un número elevado de páginas. Para informes muy extensos, la generación directa en PDF puede resultar más incómoda.
El archivo generado contiene, entre otros, los siguientes datos:
- Número correlativo del informe.
- Número de asiento de Odoo.
- Fecha.
- Cuenta contable.
- Descripción de la cuenta.
- Tercero o empresa, cuando corresponda.
- Referencia.
- Debe.
- Haber.
El listado continúa hasta incluir el último asiento del ejercicio seleccionado.
Con este procedimiento ya tenemos generado el Libro Diario.
Cómo confeccionar el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
El siguiente paso consiste en preparar el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Para ello necesitamos obtener varios documentos contables desde Odoo:
- Cuatro balances de comprobación de sumas y saldos.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El balance de situación.
Posteriormente podemos reunir estos documentos en un único archivo PDF.
Generar los balances de comprobación de sumas y saldos
Vamos al menú:
Informes → Balance de sumas y saldos
En este caso no trabajamos simplemente seleccionando un período, sino que establecemos manualmente las fechas que corresponden a cada uno de los acumulados trimestrales.
Primer trimestre
Para el primer balance seleccionamos:
- Fecha inicial: 1 de enero de 2025.
- Fecha final: 31 de marzo de 2025.
Una vez configurado el informe, lo exportamos a PDF.
El documento obtenido muestra las cuentas y su información contable, incluyendo:
- Código y descripción de la cuenta.
- Saldo inicial.
- Movimientos al Debe.
- Movimientos al Haber.
- Saldo del período.
- Saldo final.
Con esto obtenemos el primer balance de comprobación de sumas y saldos.
Segundo trimestre acumulado
Para el segundo documento mantenemos como fecha inicial el primer día del ejercicio y modificamos la fecha final:
- Fecha inicial: 1 de enero de 2025.
- Fecha final: 30 de junio de 2025.
De esta forma obtenemos el balance acumulado desde el inicio del ejercicio hasta el final del segundo trimestre.
El procedimiento para los dos documentos restantes es exactamente el mismo.
Tercer trimestre acumulado
Seleccionamos como fecha final el último día del tercer trimestre:
- Fecha inicial: 1 de enero de 2025.
- Fecha final: 30 de septiembre de 2025.
Cuarto trimestre acumulado
Finalmente, generamos el balance acumulado hasta el cierre del ejercicio:
- Fecha inicial: 1 de enero de 2025.
- Fecha final: 31 de diciembre de 2025.
De esta forma disponemos de los cuatro balances de comprobación de sumas y saldos correspondientes al ejercicio.
Obtener la cuenta de pérdidas y ganancias
El siguiente documento que necesitamos es la cuenta de pérdidas y ganancias.
Desde los informes de Odoo accedemos al informe correspondiente de pérdidas y ganancias y lo imprimimos o exportamos a PDF.
Con esto obtenemos otro de los documentos que formarán parte del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Obtener el balance de situación
El último documento que necesitamos generar es el balance de situación.
Accedemos al informe de balance de situación dentro de Odoo y procedemos igualmente a imprimirlo o exportarlo a PDF.
Una vez generado, ya disponemos de toda la documentación necesaria para completar nuestro libro.
Unir todos los documentos en un único PDF
Llegados a este punto tenemos seis documentos:
- Balance de comprobación de sumas y saldos del primer trimestre.
- Balance acumulado hasta el segundo trimestre.
- Balance acumulado hasta el tercer trimestre.
- Balance acumulado hasta el cuarto trimestre.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Balance de situación.
Estos documentos pueden fusionarse utilizando cualquier herramienta que permita unir varios archivos PDF.
El orden sería:
- Los cuatro balances de comprobación de sumas y saldos.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El balance de situación.
El resultado será un único documento que conforma el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Conclusión
Con Odoo 17 Community Edition podemos obtener la información necesaria para preparar los principales libros contables de la empresa.
Por una parte, generamos el Libro Diario, configurando correctamente el período, los apuntes posteados, la ordenación cronológica y la numeración correlativa del informe.
Por otra parte, obtenemos los documentos necesarios para confeccionar el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: los cuatro balances de comprobación de sumas y saldos acumulados, la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance de situación.
Finalmente, reuniendo los distintos documentos en el orden adecuado, disponemos de la documentación contable preparada para continuar con el proceso correspondiente de legalización.