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Durante décadas, la organización de la contabilidad de una empresa parecía bastante clara.

O tenías una persona dentro de la empresa encargándose de ella, o enviabas periódicamente la documentación a una gestoría.

Pero el contexto está cambiando.

La digitalización, los ERP, la conexión automática con los bancos, la facturación electrónica, Veri*Factu, la automatización de procesos y, ahora, la inteligencia artificial están reduciendo progresivamente la cantidad de trabajo manual necesaria para mantener una contabilidad actualizada.

Y esto puede tener una consecuencia importante para las pequeñas empresas:

cada vez tiene menos sentido contratar a una persona a jornada completa para realizar un trabajo que necesita cada vez menos horas.

Quizá estamos ante una nueva forma de organizar el trabajo contable.

El problema no es que las pequeñas empresas no necesiten contabilidad

Todas las empresas necesitan llevar correctamente su contabilidad.

Necesitan saber cuánto venden, cuánto gastan, qué deben sus clientes, qué tienen pendiente de pagar y cuál es su situación económica.

Además, tienen obligaciones fiscales y mercantiles que cumplir.

La cuestión no es si una pequeña empresa necesita un profesional de la contabilidad.

Lo necesita.

La cuestión es otra:

¿Cuántas horas de trabajo contable necesita realmente una pequeña empresa?

Y esa respuesta está cambiando.

Hace años, una gran parte del tiempo se dedicaba a introducir datos.

Había que recoger facturas, clasificarlas, introducirlas en un programa contable, revisar extractos bancarios y registrar manualmente multitud de operaciones.

La contabilidad dependía en gran medida de que una persona transformase documentos en información digital.

Hoy, cada vez más, la información nace digital.

Y muchas veces nace directamente dentro del sistema de gestión de la empresa.

Cuando la empresa utiliza un ERP, la información ya está en marcha

Pensemos en una pequeña empresa que trabaja con Odoo.

Las facturas de clientes se emiten desde el propio sistema.

Los datos de esas facturas no tienen que volver a introducirse en otro programa.

Los movimientos bancarios pueden incorporarse mediante conexiones bancarias.

Los cobros y los pagos pueden conciliarse.

Las compras y gastos pueden incorporarse al circuito de gestión.

Y la empresa utiliza diariamente el mismo sistema para realizar buena parte de su actividad administrativa.

Esto cambia bastante las cosas.

El profesional contable ya no tiene que empezar necesariamente con una montaña de documentos y convertirla en información.

En muchos casos, la información ya está digitalizada antes de que el contable empiece a trabajar con ella.

Lo que queda pendiente es completar, revisar, interpretar y mantener correctamente la contabilidad.

Por supuesto, todavía hay información que debe llegar desde fuera.

Las facturas de proveedores.

Las nóminas y los seguros sociales que pueda preparar la asesoría laboral.

Información sobre determinadas inversiones o amortizaciones.

Operaciones especiales que necesitan una explicación del empresario.

Pero incluso en estos casos, el trabajo puede organizarse de una forma mucho más directa.

La factura llega por correo electrónico.

La nómina llega desde la gestoría laboral.

El empresario responde a una pregunta sobre un determinado movimiento.

Y la información se incorpora al sistema.

No hace falta esperar necesariamente al final del trimestre para reunir una carpeta llena de papeles.

La automatización está reduciendo las horas necesarias

Este cambio probablemente no ha terminado.

De hecho, estamos solo al principio.

La automatización ya está eliminando una parte importante del trabajo repetitivo.

Los sistemas pueden importar información bancaria.

Pueden proponer conciliaciones.

Pueden generar apuntes a partir de documentos.

Pueden relacionar operaciones.

Pueden detectar determinadas coincidencias y automatizar procesos que antes requerían intervención manual.

Y la inteligencia artificial puede acelerar todavía más este proceso.

Es fácil imaginar sistemas capaces de leer documentos, extraer información, clasificarlos, detectar anomalías, proponer tratamientos contables o ayudar a localizar errores.

Eso no significa que vaya a desaparecer el profesional contable.

Al contrario.

Pero sí puede cambiar el tipo de trabajo que realiza.

Habrá menos tiempo dedicado a introducir datos.

Y más tiempo dedicado a revisar, interpretar, comprobar y resolver las excepciones que la automatización no puede solucionar por sí sola.

Dicho de otra forma:

la tecnología puede hacer que una pequeña empresa siga necesitando conocimiento contable, pero durante menos horas.

Y si necesita menos horas, también puede cambiar la forma de contratar ese conocimiento.

¿Para qué contratar ocho horas cuando solo necesitas una parte de ese tiempo?

Este es, probablemente, uno de los puntos más interesantes.

Una pequeña empresa puede tener una actividad perfectamente organizada y, aun así, no generar trabajo suficiente para ocupar a un contable durante ocho horas al día.

Tradicionalmente, eso se ha resuelto de diferentes maneras.

A veces el contable realiza también otras funciones administrativas.

En otras ocasiones, una persona de administración lleva la contabilidad además de hacer muchas otras cosas.

Y en empresas muy pequeñas, puede ser el propio empresario quien termina ocupándose de parte del trabajo.

La alternativa habitual ha sido externalizar la contabilidad a una gestoría.

Pero ahora puede existir otra posibilidad.

En lugar de contratar a una persona a tiempo completo, la empresa puede contratar el tiempo de un profesional especializado que trabaja directamente dentro de su sistema de gestión.

Quizá unas horas a la semana.

Quizá unas horas al mes.

Las que realmente necesite esa empresa.

El profesional contable remoto

Aquí es donde aparece una figura profesional que me parece especialmente interesante.

Un profesional independiente que trabaja para varias pequeñas empresas, pero que no recibe simplemente una carpeta de documentación.

Se conecta al ERP de cada empresa.

Trabaja directamente sobre la información que la empresa utiliza todos los días.

Revisa la contabilidad.

Incorpora la información que falta.

Pregunta cuando aparece una operación que necesita aclaración.

Realiza las operaciones necesarias.

Y mantiene la contabilidad actualizada de forma continua.

No es un empleado de la empresa.

Pero tampoco es exactamente el modelo tradicional en el que la empresa entrega periódicamente documentación a una gestoría que trabaja con sus propios sistemas.

El profesional trabaja, en cierto modo, dentro de la empresa sin estar físicamente en ella.

La empresa y el contable trabajan sobre la misma información y dentro del mismo sistema.

Menos clientes y más conocimiento de cada empresa

Este modelo tiene otra ventaja.

Un profesional independiente no tiene por qué trabajar para cientos de clientes.

Puede trabajar para un número reducido de pequeñas empresas y dedicarles una atención mucho mayor.

Con el tiempo, puede conocer cómo funciona cada negocio.

Saber cuáles son sus proveedores habituales.

Reconocer qué movimientos son normales y cuáles necesitan una explicación.

Detectar antes los problemas.

Y mantener una comunicación mucho más directa con el empresario.

La distancia física deja de ser tan importante cuando existe acceso continuo a la información.

Un profesional puede trabajar desde su propia oficina y, sin embargo, estar mucho más conectado con la realidad de una empresa que alguien que solamente recibe sus documentos una vez al mes.

La inteligencia artificial puede reforzar este modelo

La llegada de la inteligencia artificial puede hacer este sistema todavía más interesante.

Si una parte creciente del trabajo repetitivo es automatizada, un profesional puede gestionar una mayor cantidad de trabajo sin necesidad de multiplicar sus horas en la misma proporción.

No porque vaya a trabajar más deprisa introduciendo apuntes manualmente.

Sino porque muchas de esas tareas pueden dejar de existir o requerir una intervención mucho menor.

El valor del profesional estará cada vez menos en teclear información.

Estará en saber si esa información es correcta.

En detectar lo que no encaja.

En comprender la actividad de la empresa.

En resolver situaciones especiales.

Y en asegurarse de que la contabilidad refleja correctamente la realidad del negocio.

Esto puede hacer especialmente atractivo el modelo de profesional externo.

Una pequeña empresa puede acceder a conocimiento especializado sin asumir el coste de tener a ese profesional contratado durante una jornada completa.

Y el profesional puede concentrarse en las tareas donde realmente aporta valor.

Una nueva manera de entender la externalización

Quizá no deberíamos pensar únicamente en la alternativa entre «hacer la contabilidad dentro» o «mandarla fuera».

La tecnología permite una tercera opción.

La empresa mantiene toda su actividad dentro de su propio ERP.

El sistema recoge gran parte de la información automáticamente.

Las automatizaciones reducen el trabajo repetitivo.

La inteligencia artificial irá ayudando cada vez más en determinadas tareas.

Y un profesional externo se conecta al sistema para completar, revisar y supervisar la contabilidad.

No hace falta trasladar continuamente la información de un sitio a otro.

No hace falta que la empresa mantenga necesariamente una persona a jornada completa.

Y tampoco es imprescindible que el profesional esté físicamente sentado en la oficina.

Lo importante es que tenga acceso al lugar donde se genera la información.

La contabilidad seguirá siendo necesaria, pero probablemente cambiará la forma de hacerla

La tecnología no elimina la necesidad de entender la contabilidad.

Una factura puede estar correctamente digitalizada y, aun así, necesitar una interpretación.

Un movimiento bancario puede llegar automáticamente al sistema y seguir necesitando una explicación.

Una automatización puede proponer un asiento y equivocarse.

La inteligencia artificial puede ayudar, pero alguien tiene que supervisar el resultado y asumir la responsabilidad profesional de que las cosas estén correctamente hechas.

Por eso no creo que estemos hablando de la desaparición del contable.

Creo que estamos hablando de una transformación de su trabajo.

Menos horas introduciendo información.

Menos tiempo persiguiendo documentos.

Más automatización.

Más supervisión.

Más conocimiento de cada empresa.

Y, posiblemente, una relación diferente entre las pequeñas empresas y los profesionales que se ocupan de su contabilidad.

El profesional entra en la empresa sin entrar físicamente en ella

Quizá esta sea la mejor forma de resumir la idea.

Una pequeña empresa utiliza su ERP para trabajar.

Sus facturas, sus bancos, sus compras y buena parte de su actividad administrativa están ya digitalizados.

Un profesional independiente se conecta a ese sistema.

No necesita ocupar una mesa en la oficina.

No necesita estar contratado ocho horas al día.

Pero puede participar de forma continua en el funcionamiento administrativo de la empresa.

La tecnología está haciendo que sean necesarias menos horas para realizar determinadas tareas contables.

Y precisamente por eso, contratar esas horas de forma flexible puede resultar cada vez más interesante.

Quizá la nueva profesión no sea realmente nueva.

Quizá sea la profesión contable adaptándose a una nueva realidad.

Una realidad en la que los datos ya están en el sistema, las tareas repetitivas se automatizan y la inteligencia artificial empieza a colaborar en el trabajo diario.

En ese contexto, el futuro puede pertenecer cada vez más a profesionales independientes, especializados y conectados remotamente con las empresas para las que trabajan.

No se trata de sustituir al contable por la tecnología.

Se trata de utilizar la tecnología para que el contable pueda dedicar su tiempo a aquello para lo que realmente hace falta un profesional.