Hay algo que suele llamar especialmente la atención cuando enseño Odoo por primera vez a un contable, a un asesor o a una persona que trabaja en una gestoría: la forma en que el sistema trata las cuentas de clientes y proveedores.
Muchos están acostumbrados a trabajar con cuentas como estas:
- 43000001 – Cliente A
- 43000002 – Cliente B
- 43000003 – Cliente C
Es decir, cada cliente tiene asignada su propia cuenta contable.
Sin embargo, cuando ven cómo funciona Odoo, descubren que todos esos clientes pueden utilizar simplemente:
430000 – Clientes
Y la reacción suele ser inmediata:
«Pero entonces, ¿cómo sé lo que me debe cada cliente? ¿No queda todo mezclado?»
No, no queda mezclado. Lo que ocurre es que el sistema utiliza una lógica diferente para separar dos conceptos que tradicionalmente estaban unidos dentro del propio código contable: la naturaleza de la operación y la identidad del tercero.
Cuando una cuenta contable acaba haciendo de ficha de cliente
Durante muchos años, los programas de contabilidad tradicionales funcionaron creando una cuenta distinta para cada cliente.
De esta forma, la cuenta 430 no solo indicaba que estábamos ante un cliente, sino que además servía para identificar de qué cliente concreto estábamos hablando.
En cierto modo, el plan contable terminaba funcionando también como una base de datos de terceros.
Pero merece la pena hacerse una pregunta:
¿Una empresa es realmente una cuenta contable?
Evidentemente, no.
Una empresa, o una persona, es una entidad con la que mantenemos una relación.
Tiene un nombre y un NIF.
Tiene una dirección, teléfonos y correos electrónicos.
Podemos reunirnos con ella.
Podemos enviarle ofertas y presupuestos.
Podemos recibir pedidos.
Podemos comprarle productos o servicios.
También podemos venderle.
Podemos tener facturas pendientes o realizar actividades comerciales relacionadas con ella.
En definitiva, esa entidad existe con independencia de que en un momento determinado sea nuestro cliente, nuestro proveedor o ambas cosas.
Y esa es precisamente la lógica sobre la que trabajan los ERP modernos.
Ser cliente o proveedor no es una identidad
Una forma muy sencilla de explicarlo es la siguiente:
nadie es cliente o proveedor por naturaleza.
Una empresa puede ser nuestro proveedor porque le compramos determinados productos. Pero esa misma empresa puede convertirse también en cliente si nosotros le vendemos algo.
Incluso podemos mantener diferentes tipos de relación con ella al mismo tiempo.
Por ejemplo:
- Podemos comprarle mercancías.
- Podemos venderle nuestros productos.
- Puede prestarnos determinados servicios.
- Puede participar en otras operaciones con un tratamiento contable diferente.
En un sistema basado exclusivamente en cuentas contables, esa misma empresa puede terminar repartida entre varias cuentas.
Una 430 porque es cliente.
Una 400 porque es proveedor.
Una 410 porque actúa como acreedor por determinados servicios.
Y quizá otras cuentas dependiendo de las operaciones realizadas.
Sin embargo, seguimos hablando de la misma entidad.
El mismo NIF.
La misma dirección.
Los mismos contactos.
La misma empresa con la que nos relacionamos.
El tercero como entidad propia dentro del ERP
Aquí es donde cambia el planteamiento.
En Odoo existe una entidad independiente denominada partner, que podemos entender como tercero, contacto o socio de negocio.
Ese tercero tiene su propia ficha y en ella se concentra toda la información relacionada con la empresa o persona.
Su nombre.
Su NIF.
Sus direcciones.
Las personas de contacto.
Su historial de operaciones.
Los presupuestos que le hemos enviado.
Las facturas emitidas y recibidas.
Los pedidos de venta.
Los pedidos de compra.
Las reuniones mantenidas.
Las actividades pendientes.
Y, en general, toda la información que forma parte de nuestra relación con esa entidad.
Por tanto, el tercero ya no queda reducido a una cuenta contable.
Pasa a tener identidad propia dentro del sistema.
Y la contabilidad se convierte en una parte más de toda esa relación.
Entonces, ¿para qué sirve la cuenta 430?
Aquí está probablemente el punto que inicialmente genera más confusión.
En este modelo, la cuenta contable no sirve para identificar a la empresa concreta.
La cuenta sirve para indicar qué tipo de relación económica o contable estamos registrando.
Por ejemplo:
430 – Clientes
Nos indica que existe un derecho de cobro derivado de una operación comercial.
Pero el sistema no necesita crear una cuenta distinta para saber quién nos debe ese dinero.
El propio apunte contable incorpora el campo que identifica al tercero.
Podríamos representarlo de forma muy simplificada así:
| Cuenta | Debe | Haber | Tercero |
|---|---|---|---|
| 430000 Clientes | 1.210 € | Empresa A | |
| 430000 Clientes | 2.420 € | Empresa B | |
| 430000 Clientes | 605 € | Empresa C |
La cuenta contable nos informa sobre qué clase de operación estamos registrando.
El tercero nos indica con quién estamos realizando esa operación.
Por tanto, no es que toda la información esté mezclada.
Está separada de una forma distinta y, en muchos aspectos, más flexible.
La cuenta y el tercero son dos cosas diferentes
Esta es, probablemente, la idea fundamental.
En cada operación tenemos dos dimensiones distintas.
Por una parte está la cuenta contable, que permite clasificar económicamente la operación.
Por otra parte está el tercero, que identifica a la persona o empresa con la que se ha realizado.
En los sistemas tradicionales, ambas informaciones podían estar incorporadas dentro del mismo código.
Por ejemplo:
43000001
Ese número podía estar diciendo simultáneamente:
- Estamos ante una cuenta de clientes.
- El cliente concreto es la empresa X.
En un ERP moderno ambas informaciones se separan.
La 430 indica la naturaleza contable de la relación.
El campo del tercero identifica a la empresa concreta.
Y esa separación resulta especialmente útil cuando entendemos que una misma empresa puede tener distintas relaciones con nosotros.
«De acuerdo, pero ¿cómo saco el mayor de un cliente?»
Esta suele ser la siguiente pregunta.
Y es completamente lógica.
Un contable acostumbrado a trabajar con una cuenta como la 43000027 espera entrar en ella y encontrar todos los movimientos correspondientes a ese cliente.
En Odoo el planteamiento es otro.
Podemos consultar los apuntes utilizando diferentes filtros, entre ellos:
- La cuenta contable.
- El tercero.
- La fecha.
- La empresa.
- El diario.
- El documento.
- El estado de conciliación.
- Y muchos otros criterios.
Por tanto, podemos obtener perfectamente todos los movimientos de un cliente concreto.
La diferencia es que no buscamos una cuenta creada específicamente para él.
Buscamos todos los apuntes asociados a ese tercero.
Esto permite además realizar consultas mucho más flexibles.
Podemos pedir al sistema, por ejemplo:
«Muéstrame todas las operaciones relacionadas con esta empresa».
Y podremos analizar su relación con nosotros sin necesidad de pensar únicamente en una determinada cuenta contable.
De los programas de contabilidad al concepto de ERP
Creo que buena parte de la sorpresa inicial viene de aquí.
Durante muchos años hemos trabajado con aplicaciones cuyo núcleo era fundamentalmente la contabilidad.
El plan contable era el elemento alrededor del cual giraba prácticamente todo.
Un ERP, sin embargo, tiene una visión más amplia de la empresa.
La contabilidad sigue siendo fundamental, pero es solamente una parte del conjunto.
Un ERP también puede gestionar:
- Ventas.
- Compras.
- Almacenes.
- Producción.
- CRM.
- Proyectos.
- Documentos.
- Actividades.
- Relaciones comerciales con terceros.
Por eso necesita representar a las personas y empresas como entidades independientes.
No tendría demasiado sentido que toda la información relativa a una misma organización estuviera distribuida entre varias cuentas contables.
Una empresa, múltiples relaciones
Imaginemos una empresa llamada Industrias García, S.L.
Podemos comprarle materias primas.
En ese momento tenemos con ella una relación de proveedor.
Pero también podemos venderle determinados productos.
En ese caso existe una relación de cliente.
Además, puede prestarnos algún servicio o participar en otro tipo de operación con un tratamiento contable diferente.
¿Debemos considerar que son varias empresas?
Por supuesto que no.
Sigue siendo la misma entidad.
Tiene el mismo NIF.
La misma dirección.
Los mismos datos de contacto.
Y, probablemente, las mismas personas con las que tratamos habitualmente.
Por eso tiene sentido disponer de una única ficha para esa empresa y registrar cada operación utilizando la cuenta contable que corresponda en función de su naturaleza.
Odoo no prescinde de la contabilidad
Conviene aclarar una cosa.
Que todos los clientes puedan utilizar la misma cuenta 430 no significa que Odoo ignore la lógica contable.
La cuenta 430 sigue existiendo.
También la 400.
Y las cuentas de acreedores.
El plan contable continúa siendo una pieza fundamental del sistema.
Lo que cambia es otra cosa:
la identidad del tercero deja de estar codificada dentro del número de cuenta.
La cuenta contable clasifica la operación.
El tercero identifica a la persona o empresa con la que realizamos esa operación.
Y ambas informaciones quedan relacionadas dentro de cada apunte.
Al principio desconcierta, pero después resulta bastante lógico
Mi experiencia es que esta forma de trabajar suele provocar cierta resistencia la primera vez que alguien acostumbrado a la contabilidad tradicional ve Odoo.
«¿Cómo puede ser que todos los clientes tengan la misma 430?»
«¿Dónde está entonces la cuenta individual de cada uno?»
«¿Cómo consulto sus movimientos?»
Pero cuando se comprende que la cuenta y el tercero representan dos cosas distintas, el modelo empieza a tener bastante sentido.
Una empresa no es una cuenta contable.
Es una entidad con la que mantenemos una relación.
Hoy podemos venderle.
Mañana podemos comprarle.
Podemos enviarle un presupuesto.
Tener una reunión.
Mantener varias facturas pendientes.
Relacionarnos con diferentes personas dentro de su organización.
Todo eso forma parte de la relación con ese tercero.
La contabilidad registra las consecuencias económicas de las operaciones que realizamos con él.
Pero la empresa sigue siendo la misma, independientemente de la cuenta contable que corresponda utilizar en cada circunstancia.
Y, para mí, esta es una de las diferencias más interesantes entre la lógica de muchos programas tradicionales de contabilidad y la forma en que trabajan los ERP modernos.
La cuenta contable nos dice qué estamos registrando.
El tercero nos dice con quién lo estamos haciendo.
Cuando se entiende esta separación, resulta mucho más fácil comprender no solo cómo funciona Odoo, sino también la evolución que han experimentado los sistemas de gestión empresarial.
Porque, al final, un ERP no se limita a organizar cuentas contables.
Un ERP intenta representar y gestionar las relaciones y operaciones que existen en la realidad de una empresa.